Upravni kontrolni sustavi kontrole, ciljevi, prednosti, primjeri

upravna kontrola definira se kao proces kojim menadžeri utječu na druge članove organizacije da implementiraju strategije. Izvodi se na temelju informacija koje su primili menadžeri.

Bavi se koordinacijom, raspodjelom resursa, motivacijom i mjerenjem izvedbe. Praksa upravljačke kontrole i osmišljavanje sustava upravljačkih kontrola temelji se na nizu akademskih disciplina.

Administrativna kontrola podrazumijeva opsežno mjerenje. Stoga je povezan i zahtijeva doprinos računovodstva, posebno računovodstvenog upravljanja. Drugo, to uključuje odluke o raspodjeli resursa. Stoga je ona povezana i zahtijeva doprinos gospodarstva, posebno iz menadžerske ekonomije.

Treće, ona podrazumijeva komunikaciju i motivaciju za rad. To znači da je povezan i zahtijeva doprinos socijalne psihologije, posebno organizacijskog ponašanja.

Loše kontrole unutar tvrtke predstavljaju značajne prijetnje, kao što su neučinkovito korištenje resursa, pogreške u obradi, smanjena profitabilnost, nedostatak usklađenosti s propisima i krađa ili zloporaba imovine od strane zaposlenika.

indeks

• 1 Planiranje i kontrola
• 2 Upravni kontrolni sustavi
  • 2.1 Poslovni alat
  • 2.2 Komponente
  • 2.3 Poteškoće
• 3 Ciljevi
  • 3.1 Otkrivanje pogrešaka
  • 3.2. Dokazi da sve radi ispravno
  • 3.3 Djelujte kad je to potrebno
  • 3.4. Komunicirati i motivirati radnike
  • 3.5 Provesti preventivne mjere
• 4 Prednosti
  • 4.1 Potpore za decentralizaciju
  • 4.2 Pomoć za koordinaciju
  • 4.3 Pojednostavite nadzor
  • 4.4 Povećanje motivacije
• 5 Nedostaci
  • 5.1 Poteškoće u utvrđivanju kvantitativnih standarda
  • 5.2 Ne postoji kontrola nad vanjskim čimbenicima
  • 5.3 Otpori zaposlenika
  • 5.4 Skupo poslovanje
• 6 Važnost
  • 6.1 Provjera politika
  • 6.2 Odgovornost rukovodstva
  • 6.3 Motivator
  • 6.4 Učinkovitost
• 7 Primjeri
  • 7.1 Kontrola zahtjeva
  • 7.2 Financijske kontrole
  • 7.3 Kontrola izvedbe
  • 7.4 Nadzor
  • 7.5 Promjena kontrole
  • 7.6 Sigurnosne kontrole
  • 7.7 Kontrole usklađenosti
  • 7.8 Benchmarking
  • 7.9 Kontinuirano poboljšavanje
  • 7.10 Kontrola kvalitete
  • 7.11 Jamstvo kvalitete
  • 7.12 Automatizacija
  • 7.13 Kontrola podataka
  • 7.14 Kontrola zaliha
  • 7.15 Kontrola imovine
• 8 Reference

Planiranje i kontrola

Postoji tijesna veza između planiranja i kontrole. Planiranje je proces kojim se uspostavljaju ciljevi organizacije i metode za postizanje ciljeva. Kontrola je proces koji mjeri i usmjerava stvarne rezultate prema planiranim ciljevima organizacije.

Jednom kada se strategije uspostave i izrade planovi, glavna zadaća rukovodstva je poduzimanje mjera kako bi se osiguralo da se ti planovi provode ili, ako to uvjeti zahtijevaju, da se planovi modificiraju..

Administrativna kontrola je jedna od funkcija upravljanja, kao što su planiranje, organizacija, nadzor i upravljanje.

To je važna funkcija, jer pomaže u provjeri pogrešaka i poduzimanju korektivnih mjera kako bi se minimiziralo odstupanje standarda i postigli postavljeni ciljevi organizacije na željeni način..

Administrativna kontrola se može definirati kao funkcija sustava koja prilagođava operacije potrebnim za postizanje plana, ili za zadržavanje varijacija u ciljevima sustava u okviru dopuštenih ograničenja..

Upravni kontrolni sustavi

To su sustavi koji prikupljaju i koriste informacije za procjenu uspješnosti različitih poslovnih resursa, kao što su ljudski, fizički, financijski i organizacija općenito, kao rezultat provedenih strategija upravljanja.

Stoga su to skup formalnih postupaka potrebnih za administrativnu i ekonomsku učinkovitost. Menadžeri ga koriste za održavanje ili mijenjanje standarda u aktivnostima organizacije.

Budući da je sastavni dio cjelokupnog sustava upravljanja tvrtke, njegov cilj je jamčiti potpunu i pravovremenu provedbu planova i politika upravljanja.

Oni se mogu kretati od načina na koji se traži isporuka do načina na koji se raspoređuju sredstva, dodjeljuju se zadaci ili se upravlja inventarom.

Upravni sustav kontrole je način na koji menadžeri mogu dokumentirati svoje organizacijske strategije ili politike. Isto tako, to je način procjene uspješnosti internih korporativnih procesa, uspoređujući ih s navedenim ciljevima i politikama.

Poslovni alat

Sustav administrativne kontrole poslovni je alat koji može pokazati koliko dobro organizacija funkcionira u skladu sa svojim ciljevima.

Međutim, administrativne kontrole samo su jedan od alata koje menadžeri koriste za provedbu željenih strategija.

Strategije se provode ne samo kroz administrativne kontrole, nego i kroz organizacijsku strukturu, upravljanje ljudskim resursima i organizacijsku kulturu.

komponente

Sustav administrativne kontrole je alat koji pomaže menadžmentu da usmjeri organizaciju prema svojim strateškim ciljevima i njegovoj konkurentskoj prednosti. Općenito se podrazumijeva da ima tri komponente:

- Uspostava standarda.

- Mjerenje stvarnog učinka u odnosu na te standarde.

- Poduzeti korektivne mjere protiv odstupanja od pravila i planova.

teškoće

Postoje dvije uobičajene poteškoće koje okružuju administrativne sustave kontrole u poduzećima.

- Biti u stanju prepoznati područja u kojima je potrebna veća kontrola.

- Biti u stanju prepoznati kada su postojeće kontrole neučinkovite ili neispravne.

ciljevi

Ciljevi administrativne kontrole odnose se na pouzdanost financijskih informacija, pravovremenu povratnu informaciju o postizanju operativnih ili strateških ciljeva te poštivanje zakona i propisa..

Otkrivanje pogreške

Nepravilnost u upravljanju poduzećem može ugroziti postizanje općih ciljeva tvrtke, što će omogućiti da se izgubi teren ispred konkurencije i dok ne ugrozi vlastito preživljavanje.

Stoga postaje važno brzo otkriti abnormalnosti. Na isti način možete identificirati različite sklopove i područja koja, iako nisu pogođena anomalijama ili ozbiljnim greškama, mogu biti optimizirana za opću dobrobit tvrtke.

Dokaz da sve radi ispravno

Administrativni nadzor provjerava da li sve dobro funkcionira i da su i predloženi ciljevi i razine utvrđene na administrativnoj razini u pogledu dobiti, prodaje, sigurnosti itd. Ispunjeni bez značajnih promjena.

Na taj način tvrtka postaje sigurnija, njezini standardi i operativni procesi donošenja odluka su čvršći.

Djelujte po potrebi

Otkrivanje situacije nije vrlo korisno ako se ne poduzmu određene radnje za preusmjeravanje negativnih okolnosti, zahvaljujući detaljnim i konkretnim informacijama koje daje administrativna kontrola.

Komunicirajte i motivirajte radnike

Precizno poznavanje stanja tvrtke, uključujući njezine pogreške, probleme i ispravno obrađene aspekte, promiče bolju komunikaciju s radnicima, motivirajući ih da jamče poboljšanje potrebnih aspekata ili da se slijedi ispravna linija.

Provoditi preventivne mjere

Prijevremena dijagnostika specifičnih problema otkrivenih administrativnom kontrolom čini korektivne radnje nepotrebnima, jer ih zamjenjuju samo preventivne radnje.

korist

Najveća prednost administrativne kontrole je u tome što stvara ciklus usmjeravanja i kontrole za poslovno vodstvo. Donošenje odluka je pojednostavljeno s manje uključenih pojedinaca.

Pomaže menadžerima u mjerenju stvarnog učinka i kao vodiču za postizanje ciljeva.

Pomoć u decentralizaciji

Suvremena tendencija poslovnih organizacija je prema decentralizaciji, što zahtijeva sustav kontrole.

U decentralizaciji, ovlasti za donošenje odluka raspršene su u cijeloj organizaciji.

Uprava mora držati kontrolu u svojim rukama kako bi znala je li se autoritet ispravno koristio. Bez odgovarajućih administrativnih kontrola, decentralizacija ne može uspjeti.

Pomoć u koordinaciji

Povećava se veličina modernih poduzeća. U njima je zaposlena velika količina kapitala i velik broj ljudi.

To stvara problem pravilne kontrole, budući da postoji mnogo podjela koje proizvode i distribuiraju različite proizvode. Za koordinaciju njihovih aktivnosti potreban je sustav kontrole.

Pojednostavite nadzor

Pojednostavljuje nadzor signaliziranjem značajnih odstupanja. Drži zaposlenike pod kontrolom.

Dobar upravljački sustav vrlo brzo otkriva slabe točke. To pomaže proširiti opseg kontrole na svim razinama.

Povećajte motivaciju

Tehnike kontrole stvaraju atmosferu reda i discipline u organizaciji, pronalazeći odstupanja i identificirajući čimbenike odgovorne za njih.

Time se povećava motivacija zaposlenika, jer oni znaju posao za koji se smatraju odgovornima.

nedostaci

Nedostatak administrativne kontrole je da može obeshrabriti kreativnost i inovativnost, čineći tvrtku standardiziranom i manje fleksibilnom.

Često su organizacije sa strogom administrativnom kontrolom manje sposobne da se prilagode promjenama na tržištu, njihovoj industriji ili pravnom okruženju, s ograničenim opsegom mogućih ideja i planova.

Poteškoće u uspostavljanju kvantitativnih standarda

Administrativna kontrola gubi svoju učinkovitost kada se standard učinkovitosti ne može definirati u kvantitativnom smislu.

Vrlo je teško uspostaviti kvantitativni standard za ljudsko ponašanje, razinu učinkovitosti, zadovoljstvo poslom, motivaciju zaposlenika itd. U takvim slučajevima suđenje ovisi o odluci upravitelja.

Nema kontrole nad vanjskim čimbenicima

Tvrtka ne može kontrolirati vanjske čimbenike, kao što su vladina politika, tehnološke promjene, promjene u modi, promjene u politici tržišnog natjecanja itd..

Otpor zaposlenika

Zaposlenici na lokalnoj razini mogu se osjećati odbačeni i nezadovoljni jer im nije dopušteno predstaviti svoje ideje. Zaposlenici smatraju da kontrola smanjuje njihovu slobodu djelovanja. To može dovesti do velikog broja osoblja.

Zaposlenici se često odupiru kontroli. Kao rezultat toga, učinkovitost je smanjena

Skupo poslovanje

Da biste instalirali administrativni sustav kontrole organizacije moraju potrošiti puno vremena i novca.

Koristi moraju biti više od uključenih troškova, onda će samo kontrola biti učinkovita, inače će dovesti do neučinkovitosti.

važnost

Bez administrativne kontrole, proces upravljanja je nepotpun. U poduzećima potreba za kontrolom nastaje zbog nekoliko čimbenika:

- Teško je u velikim organizacijama uspostaviti u potpunosti točne standarde izvedbe. S druge strane, menadžeru su potrebne sve vrste pravovremenih informacija, koje nisu uvijek dostupne. Kontrola je potrebna za procjenu točnosti standarda.

- Zaposlenicima su povjerene velike sume novca i vrijednih resursa. Međutim, u nedostatku kontrole, zaposlenici se mogu prepustiti iskušenjima. Učinkovit sustav kontrole pomaže u smanjivanju nepoštenog ponašanja zaposlenika.

- U nedostatku kontrole, zaposlenici se mogu opustiti u svojim naporima i njihova učinkovitost može pasti ispod normale.

Kontrolom se osigurava da se resursi organizacije dobivaju i učinkovito koriste za postizanje željenih ciljeva. Administrativni nadzor nudi sljedeće prednosti:

Provjera pravila

To omogućuje upravi da provjeri kvalitetu različitih planova. Stoga može otkriti koje planove treba preoblikovati ili koje ciljeve treba mijenjati.

Promjene u okolišu mogu učiniti izvorne planove neodrživima ili manjkavima. Kontrola pomaže u pregledu i ažuriranju planova.

Upravljačka odgovornost

Čak i kada menadžer dodijeli neke aktivnosti i delegira ovlasti svojim podređenima, on ostaje odgovoran za konačnu izvedbu.

Stoga, menadžer mora provjeriti učinak svojih podređenih kako bi osigurao da koriste delegirana ovlaštenja na željeni način.

Administrativni nadzor omogućuje rukovoditeljima da ispune svoje odgovornosti i istovremeno delegiraju ovlasti.

motivator

Potaknite zaposlenike da naporno rade i pružaju bolje performanse. Kada znaju da se njihova izvedba vrednuje i da su njihove nagrade povezane s tom procjenom, oni će pokušati dati svoj najbolji napor.

efikasnost

Kontrola doprinosi učinkovitosti poslovanja, fokusirajući se na postizanje ciljeva. Stoga omogućuje menadžerima otkrivanje i ispravljanje pogrešaka prije nego postanu ozbiljne, čime se smanjuje gubitak i gubitak.

Primjeri

Administrativni nadzor je bilo koji proces, praksa, politika, alat, mjerenje ili sustav koji se provodi kako bi se omogućilo upravljanju da usmjerava resurse organizacije. Slijede ilustrativni primjeri:

Kontrola zahtjeva

Formalno dokumentirati planove kao zahtjeve i upravljati promjenom tih planova.

Financijske kontrole

Financijske kontrole kao što su praksa izrade, praćenja i računovodstva proračuna.

Kontrola izvedbe

Proces dogovaranja skupa ciljeva s zaposlenicima i procjena uspješnosti u odnosu na te ciljeve.

nadzor

Praćenje uspješnosti zaposlenika radi poboljšanja produktivnosti, učinkovitosti i kvalitete rada.

Promijeni kontrolu

Proces slanja, ocjenjivanja, odobravanja, određivanja prioriteta, provedbe, komuniciranja i pregleda promjena u organizaciji.

Sigurnosne kontrole

Provesti mjere zaštite i protumjere kako bi se izbjegli rizici za ljude, imovinu i informacije.

Kontrole usklađenosti

Provedba procesa, postupaka, sustava, kontrola, mjerenja i izvješća u skladu sa zakonima, propisima, pravilima i internim politikama.

vrednovanje

To je kontinuirani proces komparativne procjene rezultata tvrtke u odnosu na industriju, konkurenciju ili trenutne najbolje prakse.

Kontinuirano poboljšavanje

To je ponavljajući proces mjerenja stvari, njihovo poboljšanje i ponovno mjerenje.

Kontrola kvalitete

Uvjerite se da izlazi odgovaraju specifikacijama. Primjerice, provedite postupak testiranja proizvoda u proizvodnoj liniji.

Jamstvo kvalitete

To je proces sprečavanja budućih neuspjeha u kvaliteti. Na primjer, praksa istraživanja uzroka svih neuspjeha u kvaliteti identificirati poboljšanja.

automatizacija

Poboljšava produktivnost, učinkovitost i kvalitetu zamjenom rada s automatizacijom.

Kontrola podataka

Kontrola podataka u područjima kao što su kvaliteta podataka, poreklo podataka, sigurnost, integracija i usklađenost.

Kontrola inventara

Regulirati i obračunavati zalihe kako bi se izbjegli nedostaci ili višak ponude.

Kontrola imovine

Kontrola imovine kao što su objekti, infrastruktura, strojevi, softver i intelektualno vlasništvo.

Primjerice, računovodstveni sustav imovine provodi odgovarajuće razdvajanje brige o imovini.

reference

1. Sve tvrtke (2019). Što je sustav administrativne kontrole i zašto su oni toliko važni? Preuzeto iz: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedija, slobodna enciklopedija (2019.). Sustav kontrole upravljanja. Preuzeto s: en.wikipedia.org.
3. Wikipedija, slobodna enciklopedija (2019.). Kontrola (upravljanje). Preuzeto s: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Kontrolna funkcija upravljanja. MIT Sloan. Preuzeto iz: sloanreview.mit.edu.
5. Poslovni rječnik (2019). Kontrola upravljanja. Preuzeto s: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015.). 21 Primjeri kontrole upravljanja. Preuzeto s: simplicable.com.
7. Baza znanja MBA (2019). Važnost upravljačke kontrole u organizaciji. Preuzeto iz: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Prednosti upravljačke kontrole za organizaciju. Vaša knjižnica članaka. Preuzeto s: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Važnost i ograničenja kontrolinga. Vaša knjižnica članaka. Preuzeto s: yourarticlelibrary.com.