Priručnik o postupcima tvrtke Što služi, kako ga pripremiti



priručnik za postupke tvrtke Riječ je o pisanom dokumentu u kojem se navode upute korak po korak o tome kako dovršiti posao ili kako se nositi s određenom situacijom kada se to dogodi na radnom mjestu. Sadrži najbolje prakse tvrtke i opise glavnih poslovnih procesa.

Ovaj priručnik također sadrži metode i standarde o tome kako se rad očekuje. Izrada priručnika procedura omogućuje usmjeravanje tvrtke prema rastu, pojednostavljenju obuke i olakšavanju njenog povećanja sposobnosti.

Ovaj priručnik može biti registrator s tri prstena, mapa na zajedničkom mrežnom pogonu ili automatizirana verzija objavljena na mreži, pomoću a softver postupaka. Svatko mora razumjeti iz čega je izrađen priručnik za postupanje i gdje ga se može naći kada to netko treba.

Pisanje priručnika o postupcima zahtijeva da se jasno shvate koraci uključeni u bilo koji pojedini proces. Kako tvrtka raste, bit će potrebne nove procedure. Priručnik o postupcima također se može smatrati knjižnicom postupaka.

Priručnik sadrži primjere postupaka koji se mogu koristiti kao model za nove operativne postupke. Svi zaposlenici organizacije moraju biti educirani o politikama i procedurama tvrtke; uvijek trebaju imati neposredan pristup priručniku za postupanje.

indeks

  • 1 Za što se koristi??
  • 2 Kako to napraviti?
    • 2.1 Definirati središnje procese
    • 2.2 Napišite uvod
    • 2.3 Uspostavite dijagram toka svakog procesa
    • 2.4 Dostavite postupak drugoj osobi da je pročita
    • 2.5 Izradite popise i obrasce
    • 2.6 Integrirajte ga u priručnik za postupke
  • 3 Primjeri
  • 4 Reference

Za što je??

Korištenjem dobro napisanog priručnika za postupke, tvrtka može učinkovitije olakšati obuku novih zaposlenika.

Osim obuke, proceduralni priručnik osigurava resursima trenutne članove tima kako bi naučili najmanje korištene procedure, osiguravajući da se oni izvode s ispravnom formalnošću, održavajući kontrolu kvalitete.

Zaposlenici moraju razumjeti što se od njih očekuje. Supervizorima je potreban priručnik za postupke za upravljanje poslovnim procesima. Dokumentiranjem normi priopćava se ono što je važno za rast, kvalitetu i zadovoljstvo kupaca.

Kroz politike i postupke koji utječu na funkcionalno područje, radnici na prvoj liniji imaju ovlasti donositi učinkovite i štedljive odluke.

Učinkoviti priručnik za postupke pruža odgovarajuće metode za međuresornu komunikaciju, omogućava osoblju da zajedno radi na rješavanju svakodnevnih poslovnih problema bez potrebe za nepotrebnim nadzornim angažmanom.

Cilj priručnika za postupanje trebao bi biti organiziranje različitih sadržaja koji odražavaju načine i sredstva komunikacije tvrtke, obavljanje usluge ili proizvodnju proizvoda po najnižoj cijeni iu najkraćem mogućem roku..

Ima dodatnu korist od održavanja zadovoljstva poslom i visoke motivacije zaposlenika.

Kako to napraviti?

Prije izrade priručnika važno je razumjeti razliku između politike, središnjeg procesa i postupka.

- Politika je skup osnovnih načela i povezanih smjernica, formuliranih i primjenjenih od strane rukovodstva organizacije, za usmjeravanje i ograničavanje svojih aktivnosti u ostvarivanju dugoročnih ciljeva.

- Osnovni proces je slijed međusobno ovisnih i povezanih postupaka koji u svakoj fazi troše jedan ili više resursa (vrijeme, energija, strojevi, novac) za pretvaranje ulaznih podataka u proizvode. Ovi rezultati služe kao ulazi za sljedeću fazu dok se ne postigne poznati cilj ili konačni rezultat.

- Postupak je slijed aktivnosti ili fiksni smjer djelovanja, definiran koracima (koji sadrže jasno definirane početne i završne točke) koji se moraju izvršiti u istom redoslijedu kako bi se točno odredio zadatak.

Definirati središnje procese

Moraju se razmotriti svi središnji procesi koje tvrtka ima. Ono počinje definiranjem procesa koji će biti razgraničeni i mapirani u proceduralnom priručniku, stvarajući sažetak svih postupaka koji će biti uključeni..

Iako je moguće da svaki proces nije postavljen, važno je uspostaviti najosnovnije i najvažnije. Na primjer, restoran bi mogao definirati središnje procese o tome kako se određeno jelo pravi, ali jednako je važan i proces čišćenja restorana.

Potrebno je izraditi popis ključnih procesa koji se moraju obuhvatiti tako da svaki može biti integriran u priručnik za postupke nakon što ga mapira. Shema će služiti kao vodič kako bi se osiguralo da ne napuštate nijedan zadatak kada počnete pisati priručnik.

Napišite uvod

Uključite kratak opis onoga što je uključeno u priručnik, koji je izravno adresiran na ljude koji će koristiti priručnik, što čitatelji mogu očekivati ​​kada koriste priručnik i najbolji način za korištenje priručnika (tj. "Pročitajte ga od početka do kraja"). "ili ga upotrijebite kao referencu za traženje postupaka prema potrebi").

Uspostavite dijagram toka svakog procesa

Svaki proces je definiran koracima ili zadacima koji su potrebni za njegovo dovršenje. Ako je korak izostavljen, to može značiti gubitak ili odgodu narudžbe ili neispravan krajnji proizvod. Uspostavite dijagram toka da biste definirali tijek rada.

Da biste dovršili priručnik, morate započeti s jednim procesom odjednom: počnite s prvim procesom sheme. Opisani su koraci potrebni za dovršenje procesa, zatim se vraćaju detalji i pišu se detalji za svaki korak.

Morate biti sigurni da je svaki korak jasan i koncizan. Svaki korak trebao bi pružiti dovoljno pojedinosti za svakoga tko će slijediti upute.

Na primjer, pretpostavimo da postupak za postupak prodaje kreira zahtjev na Internetu. Prvo je napravljen dijagram toka o tome kako je potencijalni kupac u početku kontaktiran nakon što je zatražio informacije: putem telefonskog poziva, e-pošte ili tekstualne poruke.

Ako se prvotno ne može kontaktirati s potencijalnim klijentom, izračunava se koliko puta prodajni tim slijedi, s posebnim skriptama za svaki kontakt.

Kada je klijent kontaktiran, dodijeljena je druga skripta, kao i skup praćenja, ovisno o tome je li klijent kupio proizvod ili je odlučio čekati.

Dajte proceduru nekom drugom da ga pročita

Važno je da ga pročita suradnik ili netko koga poznajete i slijedite upute kako su napisane. Ova osoba može dati vrijedne komentare ako postoje koraci koje niste mogli ispuniti ili niste razumjeli.

Postupak je ispravljen na temelju komentara. Možda ćete morati ponovno napisati, urediti ili dodati upute uputama.

Izradite popise za provjeru i obrasce

Za svaki proces članovima tima je lakše pratiti obrazac ili kontrolni popis. Zbog toga se mora izraditi detaljan predložak na temelju mapiranog procesa.

Ako trebate prikupiti određene informacije kada klijent uđe, morate osigurati da predložak sadrži sve potrebne informacije, predstavljene na sažeti način.

Ne smije se pretpostaviti da se članovi tima sjećaju svega što ukazuje u postupku, pogotovo kada klijent sjedi ispred njih. Kontrolne popise i obrasce treba integrirati kao dodatak dijagramu i koracima procesa.

Integrirajte ga u priručnik za postupke

Nakon što je svakom procesu dodijeljen dijagram toka i kreirani su svi predlošci dokumenta podrške, oni se integriraju u kompletan priručnik za postupak. Priručnik je organiziran na temelju odjela.

Primjerice, priručnik za postupanje mogao bi imati odjeljke "Prodaja", "Operacije" i "Distribucija". Svaki odjeljak podijeljen je na središnje procese tog odjela, uglavnom u redoslijedu kojim se svaki središnji proces provodi u općoj isporuci proizvoda.

U odjeljku "Distribucija" možete imati nekoliko glavnih procesa, kao što su "Nabavite narudžbu", "Pakiranje za isporuku", "Otprema" i "Praćenje".

Priručnik o postupcima je organiziran sa sadržajem i svaki postupak je jasno naveden s podebljanim naslovom naslova.

Uključuje naslovnicu s nazivom priručnika, sadržajem, uvodom i postupcima prema redoslijedu sadržaja.

Čak i tabulatori mogu biti postavljeni za članove tima kako bi lako pregledali priručnik, kako bi im pomogli u pronalaženju relevantnih postupaka u svojim odjelima..

Naposljetku se kopije izrađuju i distribuiraju. Potrebno je poticati kontinuirane povratne informacije i ažurirati priručnik kada je to potrebno. Trebalo bi postojati priručnik dostupan na određenom području svakog funkcionalnog mjesta, koristeći politike i postupke.

Primjeri

-Priručnik za kuhanje hamburgera na specifičan način.

-Priručnik o postupanju u slučaju požara, potresa ili prirodne katastrofe.

-Priručnik o tome kako reagirati na pritužbe korisnika ili na agresivnog klijenta.

-Priručnik za provedbu postupka odabira osoblja.

-Priručnik za rad u restoranu.

reference

  1. Kimberlee Leonard (2017). Kako pišem u priručnik o procedurama standardnih operacija? Mala poduzeća - Chron. smallbusiness.chron.com.
  2. Chris Anderson (2017). Što je Priručnik o politikama i procedurama? Bizmanualz. Preuzeto s: bizmanualz.com.
  3. Bizfluent (2017). Priručnik o definiciji postupka. Preuzeto s: bizfluent.com.
  4. Chris Anderson (2017). Što je svrha priručnika? Bizmanualz. Preuzeto s: bizmanualz.com.
  5. Predložak Lab (2018). 37 Predlošci za najbolji standardni operativni postupak (SOP). Preuzeto s: templatelab.com.
  6. Greg Marsello (2017). VODIČ ZA IZGRADNJU STANDARDNOG OPERATIVNOG POSTUPKA. Lern. Preuzeto s: blog.lern.org.