Načela kontrole poduzeća Glavna načela i primjeri

načela kontrole tvrtke su propisi koji zahtijevaju postojanje postupaka i procesa utvrđenih u računovodstvenim sustavima kako bi se menadžerima pomoglo da nadziru i reguliraju aktivnosti poslovanja, čime se osigurava zaštita imovine tvrtke.

Svrha načela kontrole je osigurati ispravno funkcioniranje računovodstvenog sustava i točno evidentiranje poslovnih događaja. Očito, menadžeri ne mogu nadzirati sve zaposlenike, tako da postoji mogućnost da se dogode neke pogreške ili prijevare..

Da bi se utvrdile i uspostavile učinkovite kontrole, uprava mora kontinuirano procjenjivati ​​rizik, nadzirati provedbu kontrole i po potrebi mijenjati kontrole.

Imati takvu bitnu poslovnu funkciju osigurava razumnu sigurnost tako što smanjuje vjerojatnost grešaka i čuva imovinu organizacije. Zbog svoje važnosti, tvrtke moraju uzeti u obzir temeljna načela kontrole.

indeks

• 1 Glavna načela kontrole
  • 1.1 Kontrolno okruženje
  • 1.2 Kontrolne aktivnosti
• 2 Primjeri
  • 2.1 Razdvajanje zadataka
  • 2.2 Odobrenja
  • 2.3. Rotacija osoblja i odmori
  • 2.4 Fizičke revizije
  • 2.5. Periodičko usklađivanje računovodstva
  • 2.6 Automatizirane kontrole
• 3 Reference

Glavna načela kontrole

Kontrolno okruženje

Stil upravljanja i očekivanja menadžera na visokoj razini, posebice njihove politike kontrole, određuju kontrolno okruženje.

U kontrolnom okruženju postoji dodatni nadzor upravnog odbora koji osigurava administrativni integritet, etičke vrijednosti, dobro definiranu organizacijsku strukturu te kompetentne i pouzdane zaposlenike, dodjeljujući ovlasti i odgovornosti.

Kontrolne aktivnosti

To su specifične politike i postupci koje uprava koristi za postizanje svojih ciljeva. One uključuju sljedeće:

Razdvajanje zadataka

Ona zahtijeva da se različitim osobama dodijeli odgovornost za obavljanje različitih zadataka u srodnim aktivnostima, posebno onih koji uključuju odobrenje, čuvanje ili održavanje evidencije..

Zahtijevajući od različitih ljudi da rade ove funkcije, stvara se uravnoteženi sustav kontrole.

Odobravanje transakcija i aktivnosti

Pomognite osigurati da sve aktivnosti tvrtke budu u skladu s utvrđenim politikama i smjernicama.

Zahtjev određenih menadžera da odobre određene vrste transakcija dodaje dodatnu obvezu računovodstvenoj evidenciji, pokazujući da su transakcije analizirane i odobrene od strane odgovarajućeg tijela.

Standardizacija dokumenata

Uključuje izradu računa i drugih dokumenata koji su jednostavni za uporabu i dovoljno informativni, korištenje prenumeriranih i uzastopnih dokumenata te pravodobna priprema dokumenata.

Standardizacija olakšava reviziju starih zapisa tražeći izvor nekih odstupanja u sustavu. Nedostatak standardizacije može prouzročiti previd ili pogrešno tumačenje nekih elemenata u tom pregledu.

Fizičke i pristupne kontrole nad imovinom i zapisima

Jesu li elektronske ili mehaničke kontrole (sefovi, osobne iskaznice, ograde, blagajne, videokamere, brave) ili računalne kontrole povezane s povlasticama pristupa ili uspostavljenim postupcima sigurnosnog kopiranja i obnavljanja.

Tehnologija obično može stići tamo gdje ljudi ne mogu, a može biti na poslu 24 sata dnevno bez potrebe za dodatnim plaćanjem.

Kontroliranje pristupa računovodstvenom sustavu putem lozinki, zaključavanja i elektroničke evidencije o pristupu zadržava neovlaštene korisnike izvan sustava, kao i pružanje načina za reviziju korištenja sustava za identifikaciju izvora pogrešaka.

Nezavisni pregledi

Tvrtke moraju periodično pregledavati svoje kontrolne sustave. To mora učiniti osoba koja nije obavila nijedan dio posla koji će biti verificiran.

Ovi pregledi pomažu osigurati pouzdanost računovodstvenih informacija i učinkovitost poslovanja.

Dodjela odgovornosti

Tvrtka mora jasno utvrditi odgovornosti. Dodjeljivanje određenih odgovornosti ljudima osigurava da oni razumiju njihovu funkciju održavanja kontrole.

Ako se zanemari bilo kakva odgovornost, učinkovit sustav kontrole će razjasniti tko ne obavlja određeni zadatak.

Primjeri

Sve te kontrole zadovoljavaju ciljeve načela kontrole. Nakon što su kontrole uspostavljene, menadžeri ne moraju pratiti aktivnost svakog zaposlenika. Oni mogu povremeno provjeravati kontrole kako bi bili sigurni da rade ispravno i usredotočiti se na upravljanje poslovanjem.

Razdvajanje zadataka

To je dobra kontrola kako bi se osiguralo da su funkcije vođenja evidencije odvojene od stvarnog upravljanja gotovinom.

Iz tog razloga, blagajnik je odgovoran za prikupljanje gotovine od kupaca, s mogućnošću polaganja u banku, a računovodstveni odjel je odgovoran za evidentiranje tih novčanih primitaka i obavljanje bankovnih poravnanja..

Na taj način jedna osoba ne može uzeti novac klijenta i pronevjeriti ga, a zatim prikriti lažnim računovodstvom.

Ako dvije osobe obavljaju te poslove, jedini način na koji prijevara može raditi je ako je svaka osoba u suradnji s drugom. Očigledno je da su dvojica suučesnika manje skloni od jednog zaposlenika koji krade.

ulagače

Zahtijevanje odobrenja za plaćanje glomaznih troškova može spriječiti beskrupulozne zaposlenike da izvrše velike lažne transakcije s sredstvima tvrtke.

Službeni cjenik služi kao odobrenje prodajnom osoblju za prodaju s tim cijenama. Osim toga, može postojati kontrola koja omogućuje menadžeru prodaje da odobri razumne promjene u cjeniku.

Rotacija osoblja i odmor

Obavezna rotacija zaposlenika ili razdoblje odmora provodi se kako bi se otkrili prijevarni sustavi u kojima je potreban redoviti sustav za njegovo održavanje.

Ako računovođa mijenja odgovornosti svaka dva mjeseca, osoba ne može dosljedno izvršavati lažni sustav.

Fizičke revizije

Fizičke revizije uključuju ručno prebrojavanje gotovine i bilo koje druge fizičke imovine registrirane u računovodstvenom sustavu, kao što su zalihe.

Fizičko brojanje može otkriti skrivena odstupanja u saldu računa tako što se potpuno zaobilaze elektronički zapisi. Brojanje gotovine na prodajnim mjestima može se obavljati dnevno ili čak nekoliko puta dnevno.

Veće projekte, kao što je fizički inventar, trebalo bi raditi rjeđe, možda na godišnjoj ili tromjesečnoj osnovi.

Periodično usklađivanje računovodstva

Oni jamče da se salda računovodstvenog sustava podudaraju sa stanjima na računima drugih subjekata, kao što su banke, dobavljači i kupci..

Utvrđene razlike između ovih vrsta komplementarnih računa mogu otkriti odstupanja u vlastitim računima ili da pogreške nastaju u drugim entitetima..

Automatizirane kontrole

Vjerojatno su to najčešće interne kontrole jer ne samo da štite tvrtku, već i povećavaju njezinu učinkovitost.

Automatizirani satovi su dobar primjer. Zaposlenici se provjeravaju tim satovima kada stignu, a zatim se provjeravaju na kraju njihovog dana.

Automatsko vrijeme isključuje mogućnost da zaposlenici varaju s radnim vremenom.

reference

1. MyAccountingCourse (2018). Koja su načela unutarnje kontrole? Preuzeto s: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Što je načelo kontrole? Preuzeto s: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Koja su sedam načela unutarnje kontrole? Bizfluent. Preuzeto s: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Osnovna načela unutarnje kontrole. Preuzeto s: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Unutarnja kontrola. Preuzeto iz: cliffsnotes.com.
6. Administrator (2015.). 17 Načela unutarnje kontrole. Etički odvjetnik. Preuzeto s: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018.). Koje su sedam procedura unutarnje kontrole u računovodstvu? Small Business-Chron. Preuzeto s: smallbusiness.chron.com.