Profil izvršnog tajnika, potrebne vještine i funkcije



izvršni tajnik je posao ili profesija koja služi za pružanje maksimalne podrške visokim zaposlenicima u tvrtki ili organizaciji. To će biti tko će organizirati i održavati raspored rukovoditelja i pomoći im u obavljanju raznih administrativnih zadataka.

Cilj je doprinijeti ukupnoj učinkovitosti poslovanja, osiguravajući da se svi administrativni poslovi koji su mu dodijeljeni provode na pravodoban i učinkovit način. Tajnica je osoba koja pruža administrativnu podršku. Mogu obavljati zadatke kao što su pisanje i arhiviranje, javljanje na telefon i slanje poruka.

S druge strane, izvršni tajnik, ili administrativni asistent, također obavlja neke od tih aktivnosti, uz koordinaciju ureda, istraživanje proizvoda, interakciju s dobavljačima, naručivanje proizvoda i stvaranje baze podataka.

Normalno, izvršni tajnici primaju veće plaće od tajnika, jer obavljaju funkcije visoke razine i ubrzavaju uredsku produktivnost.

indeks

  • 1 Potreban profil
  • 2 Potrebne vještine
  • 3 Funkcije
    • 3.1 Odgovornosti
  • 4 Reference

Potreban profil

- Diplomirao je poslovnu administraciju ili srodna područja.

- Dokazano iskustvo kao izvršni tajnik ili slična administrativna uloga.

- Mora biti kompetentan u upravljanju Microsoft Officeom na cjelovit način iu softveru "back-office", na primjer, ERP sustavima.

- Duboko poznavanje upravljanja osnovnim računovodstvenim uredima i postupcima, kao i relevantnog tehničkog vokabulara koji se obrađuje u industriji.

- Poznavanje osnovnih metoda istraživanja i tehnika izvještavanja.

- Izvrsne vještine organizacije i upravljanja vremenom.

- Izvrsne vještine komunikacije i pregovaranja.

- Integritet i povjerljivost.

Izvršni tajnici moraju biti brzi profesionalci s velikim kapacitetom upravljanja vremenom i sposobnosti za obavljanje više zadataka. Upravitelji se s njihovom marljivošću i kompetentnošću u svom radu mogu usredotočiti na svoje upravljačke odgovornosti bez brige o drugim zadacima.

Mnogi se menadžeri u velikoj mjeri oslanjaju na svog izvršnog tajnika kako bi koordinirali svakodnevne zadatke i zadržali ih na dnevnom redu. Potrebno im je mnogo takta i samopouzdanja kao čuvari upraviteljevog vremena.

Potrebne vještine

Izvršni tajnici moraju biti učinkoviti u osnovnim vještinama kao što su pisanje, gramatika, pravopis i interpunkcija, te imaju iskustva u korištenju uredske opreme i uobičajenih softverskih aplikacija, kao što su obrada teksta, proračunske tablice i grafike..

Isto tako, moraju imati izvrsne vještine za upravljanje vremenom i kapacitetom za učinkovito rješavanje različitih odgovornosti.

S druge strane, izvršni tajnik također treba druge kvalitete, kao što su dobra prosudba, diplomacija, diskrecija i sposobnost samostalnog rješavanja problema..

Potrebne su im jake komunikacijske vještine za interakciju s javnošću, pisanje izvješća i pregled publikacija.

Slušajte aktivno

Morate znati posvetiti punu pozornost onome što drugi ljudi kažu, odvojiti vrijeme za razumijevanje točaka koje su napravljene, postavljati pitanja na odgovarajući način i ne ometati neprikladno vrijeme.

Razumijevanje čitanja

Potpuno razumijevanje rečenica i pisanih odlomaka u dokumentima vezanim za rad.

Upravljanje vremenom

Znati kako učinkovito upravljati svojim vremenom, kao i vremenom drugih.

Znajući kako govoriti

Razgovarajte jasno s drugim ljudima kako biste mogli učinkovito prenositi informacije.

pisanje

Imati učinkovitu komunikaciju u pisanom obliku, prema onome što je najprikladnije za potrebe publike.

Kritičko razmišljanje

Korištenje logike i rezoniranja za identifikaciju prednosti i slabosti alternativnih rješenja, zaključaka ili pristupa problemima koji se pojavljuju.

Proaktivno učenje

Razumjeti posljedice novih informacija za rješavanje problema i donošenje sadašnjih i budućih odluka.

koordinacija

Prilagodba djelovanja u odnosu na postupke drugih.

pregled

Razmotriti i procijeniti učinak samog sebe, drugih ljudi ili organizacija, kako bi se napravila poboljšanja ili poduzele korektivne mjere.

funkcije

Izvršni tajnik može biti odgovoran za sitni novac i računovodstvo, ali može upravljati i proračunom. Možete objavljivati ​​članke na web-lokaciji, iako možete dizajnirati i upravljati web-lokacijom.

Unos podataka možete izvršiti u proračunskoj tablici koju ste dizajnirali i upotrijebili za funkcije izvješćivanja.

Izvršni tajnik može nadzirati administrativno osoblje. Često podnosi izvješća izravno CEO-u i može podržati jednog ili više rukovoditelja.

odgovornosti

Pozornost rukovoditeljima

- Zadržite raspored rukovoditelja i pomognite u planiranju sastanaka, sastanaka odbora, konferencija itd..

- Prisustvujte sastancima kako biste napravili minute i minute sastanka, a zatim ih sastavili, prepisali i distribuirali.

- Napravite sve putne aranžmane za rukovoditelje: kupnju prolaza, hotelsku rezervaciju, dostavu putnih troškova, upravljanje i pregled relevantne dokumentacije, itd..

- Provesti ovlaštene istrage, prikupiti podatke i pripremiti dokumente ili izvješća za razmatranje i prezentaciju od strane rukovoditelja, odbora i upravnih odbora, kako je dodijeljeno.

- Držite se povjerljivih dokumenata, pazeći da ostanu sigurni i sigurni.

Interna i vanjska interakcija

- Primajte i filtrirajte telefonske pozive, preusmjeravajući ih odgovarajućoj osobi kada vam to odgovara.

- Upravljajte, odredite prioritete i distribuirajte svu dolaznu ili odlaznu korespondenciju (e-poštu, pisma, faksove, pakete itd.), Čitajte i analizirajte dolazne memorandume, prezentacije i izvješća kako biste utvrdili njihovu važnost i planirali njihovu distribuciju.

- Pripremite odgovore na korespondenciju koja sadrži rutinske upite.

- Pratite korištenje uredskog materijala i dogovorite se s dobavljačima kako biste osigurali da su narudžbe profitabilnije.

- Upoznajte se s pojedincima, posebnim interesnim skupinama i drugima, u ime rukovoditelja, odbora i upravnih odbora.

- Pozdravite posjetitelje i utvrdite treba li im se omogućiti pristup određenim osobama.

Administrativna podrška

- Držite elektroničke i papirne zapise u arhivi, osiguravajući da su informacije organizirane i lako dostupne za brzo pronalaženje.

- Pripremiti račune, izvješća, pisma, financijska izvješća i druge dokumente, koristeći softver za obradu teksta, proračunske tablice, baze podataka i / ili prezentacije, te pružiti odgovarajuću pomoć u računovodstvu.

- Obavljaju opće uredske zadatke, kao što su održavanje administrativnih sustava i obavljanje osnovnih računovodstvenih zadataka.

- Koordinirati i usmjeriti uredske usluge, kao što su evidencija i priprema proračuna, kako bi pomogli rukovoditeljima.

- Uspostaviti i nadzirati administrativne politike i procedure, kako za zaposlenike u uredima, tako i za organizaciju.

- Pregledajte operativne prakse i postupke kako biste utvrdili mogu li se izvršiti poboljšanja u područjima kao što su tijek rada, postupci izvješćivanja ili rashodi.

- Nadzirati i obučavati ostalo administrativno osoblje.

reference

  1. Djelovanje (2018). Opis poslova izvršnog tajnika. Preuzeto s: resources.workable.com.
  2. Beth Greenwood (2018.). Razlika između tajnika i izvršnog tajnika. Posao - Chron. Preuzeto s: work.chron.com.
  3. Planer karijere (2018.). Izvršni tajnik i administrativni asistent. Preuzeto s: job-descriptions.careerplanner.com.
  4. Hrvillage (2018.). Opis izvršnog tajnika. Preuzeto s: hrvillage.com.
  5. BSR (2018.). Odgovornosti izvršnog tajnika. Preuzeto iz: bestsampleresume.com