Dijelovi glavnog formalnog pisma (s primjerom)



dijelove službenog pisma su naslov, tijelo, zaključak i potpis, dijelovi koji pridonose dobrom predstavljanju od strane izdavatelja i razumijevanju sadržaja primatelja istog.

Verbalna komunikacija je interakcija između pošiljatelja i primatelja ili primatelja, u kojem se koristi usmeni jezik, kroz riječi u razgovoru.

To može biti i pisani jezik, izradom pisma. Prema svrsi pisma, ona će biti formalna ili neformalna.

Formalno pismo je vrsta pismene usmene komunikacije koja se koristi za slanje određene poruke o stručnoj temi, studijama, zapošljavanju, zahtjevu javnim ili privatnim institucijama itd..

Za pisanje pisma ili poslanice, mora se koristiti kultiviran i prijateljski jezik, koji mora biti u skladu s pravilima pristojnosti, kao što je pozdrav i pristojno pozdravljanje, čak i ako je primatelj poznat. Izbjegavanje upotrebe uobičajenih izraza.

Točnije, formalnost ovih poruka se promatra upotrebom određenih izraza, koji se nazivaju i ljubaznim formulama.

Te formule, ujedinjujući ih u tekst na kombiniran i pravovremen način, identificiraju njihov stil i pomažu izdavatelju u postizanju svrhe poruke.

Glavni dijelovi formalnog pisma

Prema vrsti službenog pisma koji će biti predstavljen, to će biti proširenje svakog njegovog dijela, međutim, moraju se sastojati od sljedećih točaka:

zaglavlje

  • zaglavljem: Prikazuje podatke o izdavatelju, imena, adresu, telefon, e-mail, web stranice.
  • Mjesto i datum: Mjesto, grad ili mjesto u kojem se nalazi izdavatelj i kada ga piše, dan, mjesec i godina. Primjer: Madrid, 15. listopada 2016.
  • predmet:Razlog za pismo je naveden, jasno i kratko.
  • Ime primatelja: Upišite ime osobe kojoj se upućuje pismo, s tretmanom hijerarhije, položajem u tvrtki ako je to slučaj i riječju prisutnom, ispod. Na primjer:

gospodo,

TV Two Corporation.

prisutan.

Početni pozdrav ili poziv

Napisana je ljubazna formula koja olakšava uvod u temu. primjer:

Poštovani (as) gospodo (as), poštovani (as) gospodo (as).

Tijelo službenog pisma

Predstavljene su organizirane ideje kako bi se razotkrila svrha komunikacije, kroz nekoliko paragrafa koji olakšavaju ukupno dostavljanje informacija, s maksimalno 5 do 6 redaka, koje se odnose na svaku fazu:

  • Uvod: Prikazana je svrha pisma.
  • Razvoj: Objašnjavaju se razlozi koji su nastali, a središnja tema pisma je detaljno objašnjena.

Zaključak

Povlači sve podignuto, svrhu pisma i dogovore ili aspekte koje želite dobiti.

zatvaranje

To je oproštaj od izdavatelja. Kratki odlomak je napisan kako bi se zahvalilo danoj pozornosti i pruženoj mogućnosti. Zatim se finalizira postavljanjem ljubazne formule. primjer:

Bez daljnje reference, cijenim pažnju koja se posvećuje,

pažljivo,

firma

To je rubrika tko šalje pismo. Primjer: Isus, Perdomo

Obilježja službenog pisma

Svako pismo ima određenu svrhu, međutim, postoji niz aspekata koji su zajednički njima, u smislu formata, tematske organizacije, jezika, aranžmana odlomaka, proširenja rečenica, korištenja znakova interpunkcijskih znakova, među ostalim, koji mu daju stil formalnosti:

format

Možete koristiti blok ili polu-blok format.

  • Format bloka: Datum se poravnava s desnom marginom, zatim se podaci o primatelju ili primatelju, početni pozdrav i paragrafi poravnavaju s lijevom marginom. Nakon toga, i zatvaranje, konačni pozdrav i potpis nalaze se na desnoj strani, u skladu s datumom.
  • Format u Semiblock: Datum se nalazi prema desnoj margini, zatim se podaci o primatelju i početnom pozdravu poravnavaju prema lijevoj margini. U prvom retku svakog odlomka ostavlja uvlačenje, a ostatak teksta poravnava se s lijevom marginom. Konačno, i zatvaranje, i oproštaj i potpis nalaze se u središtu, s dodatnim razmacima s desne strane.

Organizacija teme

Razvrstajte ideje koherentno u vremenu i prostoru, za dobro razumijevanje poruke.

Jezik

Koristite pojmove koji se odnose na predmet, ako je riječ o poslu, o zahtjevima ili postupcima, uz kulturni jezik, bez pravopisnih pogrešaka. Uz prisutnost ljubaznih fraza i bez uvredljivih riječi ili agresije. Niti neformalne kratice ni imena.

Struktura odlomaka

U prvom stavku treba navesti svrhu pisma. Ponuđeni su preliminarni podaci, a zatim glavna ideja

. U središnjim odlomcima navode se pojedinosti ili opravdanja koja podupiru glavne ideje pisma, bilo da su to zakoni, teorije, koncepti ili prethodna iskustva..

Konačno, zaključuje se zaključkom gore navedenog, ponavlja svrhu pisma, pruža moguće rješenje i kaže da se očekuje brzi odgovor.

Produženje kazne

Važno je koristiti rečenice koje nisu jako opsežne, ali imaju potpuno značenje.

Upotreba interpunkcijskih znakova

Za korištenje tih znakova treba biti oprezan, jer oni pomažu dati intonaciju i koherentnost idejama. Njihovo neprimjereno korištenje moglo bi oštetiti svrhu poruke.

Vrste službenog pisma

Općenito, ljudi izdaju službeno pismo kada ne mogu osobno komunicirati. Ovisno o svrsi poruke, one se mogu nalaziti između sljedećih vrsta:

  • Pismo zahtjeva: Izdaje se u svrhu traženja usluge, dokumenata, bilješki, dozvola, bespovratnih sredstava, suradnje.
  • Pismo zahvalnice: Koristi se za zahvalnost za primljenu uslugu, dobru uslugu, suradnju ili pruženu uslugu.
  • Propratno pismo: Koristi se za predstavljanje tvrtke, osobe ili institucije i stavljanje njihovih ponuda, proizvoda i usluga na red.
  • Pismo preporuke: Uglavnom se izdaje kako bi se naglasile sposobnosti i vještine koje osoba ima, obavljati u nekoj djelatnosti i dobiti posao; ili dobro iskustvo plaćanja i preporučiti ga kao odgovornog za financiranje.
  • Zahtjevno pismo: Ona je uglavnom usmjerena na organizaciju da otkrije problem, štetu ili nepravilnu situaciju, čije rješenje ovisi o tome.
  • Pismo o ostavci: Izdano od strane osobe radi obavještavanja o ostavci na posao i objašnjenja razloga za svoju odluku.
  • Pismo obavijesti: To se radi kako bi se informiralo o postupku ili upravljanju koje osoba radi; ili sudjelovanje na nekom budućem događaju, skupu, sastanku, kongresu.