Što je ključni ciklus dokumenata?



životni ciklus dokumenata sastoji se od niza faza kroz koje datoteka prelazi kroz njegov korisni vijek trajanja. Ove faze, počevši od izrade dokumenta, preko svih njegovih upotreba i izmjena, do trenutka uništenja ili trajnog podnošenja.

Koncept životnog ciklusa dokumenata nastao je u Sjedinjenim Državama nakon Drugog svjetskog rata. To je bilo zbog potrebe da se pronađe odgovarajući način za upravljanje velikim brojem datoteka koje su se nakupile.

Svaka disciplina rješava životni ciklus dokumenata na drugačiji način, uzimajući u obzir njihov pristup i prirodu spisa.

Primjerice, životni ciklus pravnog dokumenta može imati različite faze od onih u akademskom dokumentu.

U svakom slučaju, razmatranja o tome koliko dugo dokument treba čuvati, kako ga treba pohraniti ili što je njegova ispravna uporaba trebaju biti različiti. Isto tako, postoje različiti pristupi fazama vašeg životnog ciklusa.

Na primjer, mogu postojati dokumenti bez vrijednosti za tvrtku ili državni subjekt zbog njezine dobi. Međutim, ti isti arhivi mogu imati veliku povijesnu vrijednost za muzej.

Još jedna bitna razlika je u tome što se radi o analognim i digitalnim dokumentima. Iako je značaj u sadržaju dokumenata, postojanje digitalnih datoteka podrazumijeva specifičnosti u njihovom rukovanju iu fazama njihovog životnog ciklusa..

Tri dobi dokumenata

Godine 1972. povjesničar Carlos Wyffels predložio je teoriju o Tri vijeka. Prema tome, dokumenti su predmeti koji imaju vitalni proces kojim se transformiraju njihove namjene.

Općenito, dokumenti se intenzivno koriste odmah nakon njihovog stvaranja i za određeno vremensko razdoblje.

Međutim, tijekom vremena ova uporaba se smanjuje do trenutka kada se potpuno zaustavi, bilo zato što su arhivirani ili uništeni.

Prema Wyffelsu, ovaj ciklus kroz koji prolaze svi dokumenti podijeljen je u tri razdoblja: administrativna ili aktivna dob, srednja ili poluaktivna dob, i neaktivno ili povijesno doba..

Administrativnu ili aktivnu dob

Odnosi se na aktivno razdoblje dokumenta. Ona počinje u trenutku stvaranja i prolazi kroz različite faze u kojima se konzultira, prenosi i dijeli na čestoj osnovi.

Primjerice, starost administrativne ulaznice javne službe počinje kada se generira. Zatim se nastavlja kretati ograničeno vrijeme: dok ga poštar dostavlja ili šalje e-poštom, kada se konzultira i kada se isplaćuje.

Srednja ili poluaktivna starost

To je razdoblje u kojem je dokument izgubio uslužni program za koji je stvoren. Stoga nema tako aktivnu uporabu kao u administrativnom dobu. Međutim, konzervira se i može se konzultirati rijetko.

Primjerice, srednja dob servisne ulaznice počinje kada, nakon plaćanja, bude unesena u mapu. Vrlo je vjerojatno da se više nikada neće konzultirati, ali ostaje arhivirano u slučaju bilo kakve zabrinutosti.

Poluaktivni život dokumenata može biti varijabilan prema tipu dokumenta i prema kontekstu. Pravni dokument, na primjer, može imati aktivniji život od javne karte.

Neaktivna dob ili povijesna dob

Odnosi se na posljednje razdoblje datoteka. Međutim, nemaju sve datoteke isto odredište. Ovisno o njihovoj prirodi, mogu se pretvoriti u povijesne ili uništiti.

Povijesni arhivi su oni koji imaju kulturnu ili istraživačku vrijednost. Stoga se tijekom ove faze nastoje očuvati što je moguće potpunije..

Faze životnog ciklusa dokumenata

Teorija triju stoljeća općenito uspostavlja temeljne faze kroz koje prolaze svi dokumenti.

Međutim, postoje i druge, specifičnije faze koje definiraju korisnost i manipulaciju dokumenata.

Faze kroz koje dokument prolazi ovisi o njegovoj vrijednosti, njezinoj upotrebi i kontekstu. Prema tim karakteristikama određuje se koje su faze koje mora preći i koje su tehničke i administrativne dispozicije za svaku od njih..

Ovo su neke od glavnih faza kroz koje dokument prolazi tijekom njegovog korisnog vijeka trajanja:

1 Izrada: sastoji se od izrade dokumenta, bilo u tiskanom ili digitalnom obliku.

2-Skladištenje: Prema formatu u kojem je dokument kreiran, on se pohranjuje fizički ili digitalno. U nekim slučajevima, razmatra se i faza digitalizacije, kada je dio procesa.

3-Kategorizacija: odnosi se na organizaciju, klasifikaciju ili indeksiranje dokumenata u skladu s parametrima utvrđenim u svakom kontekstu.

4-Transfer: odnosi se na slanje i / ili dostavu dokumenta u skladu s njegovim karakteristikama. U stvarnosti, to se može odnositi na isporuku fizičkom poštom ili pošiljkom e-pošte, ovisno o slučaju..

5 Distribucija: ova se faza odnosi na dokumente koji su u javnoj upotrebi ili su potrebni, pa ih je nakon njihovog stvaranja potrebno otkriti određenoj skupini ljudi.

6-kolaborativna upotreba: Trenutno se datoteke mogu uređivati ​​za korištenje i zajedničko uređivanje. Ova faza je novijeg datuma i smatra se isključivo za digitalne dokumente.

7-upita: odnosi se na onu fazu u kojoj su dokumenti uređeni s namjerom da ih se može konzultirati. Tijekom tog procesa, odredbe o sigurnosti i / ili pristupačnosti su vrlo važne, ovisno o javnosti kojoj se očekuje pristup informacijama.

8 - Podnošenje ili uništenje: Ovo je završna faza u životnom ciklusu svih dokumenata. Podudara se s trenutkom u kojem je odlučeno ima li dovoljno povijesne vrijednosti da se sačuva ili, naprotiv, uništi.

sredstva

  1. Darmouth College. (S.F.). Životni ciklus dokumenta: definicije, tehnologije podrške i aplikacije. Preuzeto s: dartmouth.edu
  2. González, L. (2015). Životni ciklus dokumenata: Teorija 3 dobi. Dobavljeno iz: bibliopos.es
  3. Larrivee, B. (2013). Što je životni ciklus elektroničkog upravljanja dokumentima? Preuzeto s: documentmedia.com
  4. Rouse, M. (S.F.). Životni ciklus dokumenta. Preuzeto s: whatis.techtarget.com
  5. Yebra, M. (2016). Životni ciklus dokumenata - Španjolski arhivski sustav. Oporavio se od: normadat.es.