7 funkcija najistaknutijeg tajnika



Među glavnim funkcije tajnika Oni uključuju upravljanje dnevnim redom, služenje javnosti i upravljanje povjerljivim informacijama. Je osoba koja je odgovorna za obavljanje poslova administrativne pomoći u uredu.

Taj položaj mogu obavljati muškarci ili žene, iako je najčešća to što je to žena koja to vježba.

Oni su obično zaduženi za povjerljive stvari ljudi s određenom hijerarhijom unutar tvrtke, kao što su direktori, menadžeri, predsjednici, među ostalima. To ih pretvara u desnicu izvršne vlasti za koju oni rade.

Ako je tvrtka mala, najveće radno opterećenje tajnika odnosi se na osnovne uredske poslove.

Neke zemlje svijeta posvećuju poseban dan u godini kako bi zahvalile i proslavile svoj rad. Na primjer, u Kolumbiji, Peruu i Meksiku dan tajnika je 26. travnja, dok je u Venezueli 30. rujna.

7 glavnih funkcija tajnika

Posao tajnice je pružiti podršku i suradnju svom šefu kako bi mogla u potpunosti ispuniti svoju ulogu u organizaciji, bez kašnjenja ili ometanja.

Iako priroda tvrtke utječe na vrstu posla koji se traži od tajnika, može se reći da su njegove glavne funkcije:

1. Upravljanje agendom

Odgovornost je tajnika da ažurira dnevni red osobe za koju radi. Tamo biste trebali odražavati sav svoj posao i, ponekad, osobne obveze.

Također morate voditi evidenciju podataka svih ljudi i ustanova s ​​kojima se vaš poslodavac mora odnositi.

Dnevni red tajnice obično služi kao operativni dnevnik izvršne vlasti za koju ona radi.

2 - Pozornost javnosti

Pažnja javnosti je jedna od temeljnih zadaća koju tajnik mora obaviti. Morate odgovoriti na pozive i zabilježiti razloge za njih, kao i sve podatke koji će omogućiti vašem poslodavcu da prati slučaj.

To je također osoba koja prima posjetitelje u uredu. Zato je važno da tajnica održava sliku u skladu s korporativnim imidžom radnog mjesta.

Vaša uloga je ne samo pozdraviti i učiniti posjetiteljima ugodno čekanje, već i dati prve upute i smjernice o organizacijskoj kulturi i unutarnjim procesima tvrtke..

3. Upravljanje dokumentima

Osim što je osoba koja prima i upravlja korespondenciju vašeg šefa, tajnica piše, čita, odgovara i šalje većinu pisama, obavijesti, dopisa i e-pošte od vašeg poslodavca.

U tu svrhu je zgodno da upravljate određenim aplikacijama softver koji vam omogućuju da brže i brže pripremite takve dokumente.

Specifičnost tih kompetencija ovisit će o vrsti posla koji se zahtijeva u području u kojem rade..

Tajnik vodi kontaktnu bazu svog šefa i podnosi pisanu korespondenciju, kao i zapisnike skupštine i druge dokumente od interesa u uredu.

Tajnik obicno prima na znanje stvari o kojima se raspravlja na važnim sastancima.

4- Rukovanje osjetljivim informacijama (unutarnjim i vanjskim)

Među funkcijama koje razlikuju dobru osobu tajnika ispravno i učinkovito obrađuju sve informacije koje su izuzetno važne za poslovanje tvrtke ili ustanove u kojoj radite.

Na primjer, trebali biste imati kontrolu nad pravnim dokumentima koje mogu zahtijevati vladini instanci u bilo koje vrijeme.

Također možete pristupiti informacijama o okolišu ili bilo kojem od sudionika povezanih s tvrtkom. Ovim se informacijama mora upravljati na diskretan, učinkovit i pravovremen način.

5. Organizacija ureda

Tajnik mora upravljati i održavati opremu i namještaj ureda: telefone, fotokopirne uređaje, pisače, projektore, namještaj, ormare za arhiviranje, između ostalog..

To je tko kontrolira popis zaliha i uredske opreme. Također održava redovne fizičke i elektroničke sustave datoteka, tako da su informacije odmah dostupne kada je to potrebno..

Tajnik mora imati čist i organiziran radni prostor, jer je to obično jedna od prvih stvari koje ljudi izvan tvrtke vide pri ulasku u svoje objekte..

6- Priprema prezentacija

Normalno, izvršna vlast mora iznijeti svoja izvješća u obliku prezentacija koje sumiraju i hijerarhiziraju informacije. Za taj zadatak obično traži pomoć od svoje tajnice.

Osoba koja se nalazi u tajništvu trebala bi osigurati da informacije koje se tamo nalaze ispravno odražavaju podatke koje njegov šef želi podijeliti.

Također bi trebali biti svjesni da je riječ o prezentaciji bez pravopisnih pogrešaka i koja je u skladu s grafičkim identitetom tvrtke.

7. Administrativni nadzor

Također je dužnost tajnika da bude svjestan usklađenosti s politikama i postupcima potrebnim za brigu o imovini tvrtke ili ustanove u kojoj radi..

Prema hijerarhijskoj razini vašeg šefa, tajnica može provjeriti točnost podataka koji odražavaju pojedinosti proračunskih operacija.

Tajnik se mora baviti kontrolom upravljanja i pravilnim upravljanjem resursima unutar ureda.

Virtualna tajnica

S porastom online radnih mjesta pojavljuje se broj tajnika na vezi ili virtualni asistenti.

Ovi tajnici obavljaju većinu gore opisanih zadataka, ali na daljinu. U tim slučajevima, tajnici naplaćuju svoje usluge po satu ili po projektu.

reference

  1. Kulturni novac (2015.). 4 glavne funkcije tajnika. Preuzeto s: comofuncionaque.com
  2. Kokemuller, Neil (s / f). Popis dužnosti tajnika. Preuzeto s: work.chron.com
  3. Pymex (2016.). Funkcije i odgovornosti administrativnog tajnika. Dobavljeno iz: pymex.pe
  4. Sada volontiraj (s / f). Koja je uloga tajnika? Preuzeto s: diycomitteeguide.org
  5. Windermere, Anna (s / f). Koje su funkcije tajnika kao pomoćnika upravitelja? Preuzeto s: pyme.lavoztx.com