Značajke, funkcije i važnost Odjela nabave

Odjel za kupovinu je dio tvrtke odgovoran za sve aktivnosti za nabavu sirovina, rezervnih dijelova, usluga, itd., prema zahtjevima organizacije. Pruža uslugu koja je okosnica mnogih industrijskih, trgovačkih i vojnih organizacija.

On osigurava da su zalihe potrebne za vođenje poslovanja razvrstane i održavane u inventaru. Ovaj odjel je u središtu uspješnog upravljanja lancem opskrbe i odgovoran je za smanjenje troškova naručenih proizvoda, kontrolu razine zaliha i uspostavljanje čvrstih odnosa s dobavljačima.

Dobar odjel nabave zahtijevat će kvalitetu od dobavljača i slijediti narudžbe od početka do prijema. Pomognite drugim odjelima da prepoznaju potrebe, upravljaju procesom izdavanja i dobiju konkurentne cijene. Oni obično djeluju kao kontrolori kako bi osigurali poštivanje proračuna.

indeks

• 1 Značajke
  • 1.1 Djelujte kao pouzdani savjetnici višem rukovodstvu
  • 1.2 Promicati inovacije dobavljača
  • 1.3 Pružiti znanja o ključnim podacima dobavljača
  • 1.4 Upravljanje i ublažavanje rizika opskrbnog lanca
  • 1.5 Promicanje agilnog razvoja osoblja i razvoja talenata
• 2 Funkcije
  • 2.1 Dobivanje materijala
  • 2.2 Procijenite cijene
  • 2.3 Prethodno odobrenje dobavljača
  • 2.4 Narudžbe za praćenje
  • 2.5 Uredski rad
  • 2.6. Poštivanje pravila
• 3 Važnost
  • 3.1 Pribavite niže troškove
  • 3.2 Spriječiti nedostatak materijala
  • 3.3 Poboljšanje kvalitete
  • 3.4 Upravljanje odnosima
  • 3.5 Potraga za inovacijama
• 4 Reference

značajke

Djeluju kao pouzdani savjetnici višeg menadžmenta

Odjel nabave je uključen u korporativno planiranje i proračun na visokoj razini. Time je moguće projektirati troškove obrnutog inženjeringa i istražiti alternative koje su potencijalno jeftinije i / ili kvalitetnije..

Poticati inovacije od dobavljača

Više nego samo zahtijevanje najniže cijene, odjel nabave radi s dobavljačima kako bi smanjio osnovne troškove svojih proizvoda i usluga.

Oni su intimno uključeni u "životni ciklus inovacija", od početne ideje do proizvodnje i stalnog poboljšanja.

Pružiti znanje o ključnim podacima dobavljača

Tvrtke mogu upotrijebiti ove informacije za stvaranje prediktivne analitike, pružajući dublji uvid u tržišta.

Upravljanje i ujednačavanje rizika opskrbnog lanca

Gospodarske krize naučile su vrijednost opreznosti u pogledu stabilnosti dobavljača. Odjel nabave ima mnogo oštriju viziju tog područja od bilo kojeg drugog dijela organizacije.

Promicati agilno osoblje i razvoj talenata

Potrebno je prijeći funkcionalne i zemljopisne granice kako bi se pronašli pravi kandidati u odjelu nabave.

U nekim slučajevima odgovor leži u eksternalizaciji ili korištenju zajedničkih uslužnih organizacija.

funkcije

Dobivanje materijala

Za proizvodno poduzeće to može uključivati ​​sirovine, ali može uključivati ​​i alate, strojeve ili čak potrebne uredske potrepštine za prodajni tim i tajnike.

U maloprodaji, odjel nabave mora osigurati da uvijek ima dovoljno proizvoda na policama ili u trgovinama kako bi trgovina bila dobro opskrbljena.

Posebno je važno da skladište skladišta bude na razumnoj razini. Ulaganje velikih iznosa novca u zalihama može uzrokovati probleme s dionicama i nedostatak kapitala za druge vrste troškova, kao što su istraživanje i razvoj, ili oglašavanje.

Ocijenite cijene

Odjel nabave je odgovoran za kontinuirano ocjenjivanje ako primate materijale po najboljoj mogućoj cijeni, kako bi se povećala profitabilnost.

Morate usporediti cijene, kako bi pronašli najbolje dobavljače s najrazumnijim cijenama za narudžbe određene veličine tvrtke.

Odjel nabave može komunicirati s alternativnim dobavljačima, pregovarati o povoljnijim cijenama za veće narudžbe ili saznati mogućnost dobivanja proizvoda s nižom cijenom iz drugih različitih izvora..

Prethodno odobrenje dobavljača

Odjel nabave ocjenjuje dobavljače u pogledu cijene, kvalitete, mišljenja kupaca i vremena za izvršenje narudžbi, pri čemu se sastavlja popis odobrenih dobavljača.

Pratite narudžbe

Narudžbe se dokumentiraju obrascima narudžbenice. U njima se navode važne informacije o naručenim materijalima, kao i tražena količina.

Ti se obrasci koriste kako bi se osiguralo da su naručeni proizvodi primljeni i da bi se pratilo vrijeme potrebno za dovršavanje narudžbi.

Rad u uredu

Odjel nabave obrađuje svu dokumentaciju vezanu uz kupnju i isporuku materijala.

To znači blisku suradnju s računovodstvenom službom kako bi se osiguralo da ima dovoljno novca za kupnju stavki, da gotovina teče glatko i da se sva plaćanja vrše na vrijeme..

Poštivanje pravila

Prije kupnje, odjel za nabavu mora osigurati da je u skladu s formalnostima potrebnim za stjecanje i odobrenje proračuna, te mora osigurati da su materijali kupljeni u skladu s općom politikom organizacije..

važnost

Smanjite troškove

Odjel za nabavu igra važnu ulogu u maksimiziranju dobiti poduzeća. Usporedite cijene i pregovarajte s dobavljačima kako bi tvrtka dobila najbolju moguću cijenu u potrebnim proizvodima.

Također može osigurati uštede iskorištavanjem jamstava i popusta koje obično ne znaju stručnjaci.

Pomaže u uštedi, pružajući veću transparentnost u troškovima tvrtke. To će omogućiti bolje pregovaranje i oslobađanje novčanog toka.

Spriječiti nedostatak materijala

Odjel nabave mora utvrditi koji su proizvodi kritični za tvrtku i poduzeti odgovarajuće mjere kako bi zaštitili svoj opskrbni lanac.

Kako bi se osiguralo da nedovoljni materijali ne utječu na produktivnost, odjel nabave koristi tehnike kao što je višestruka opskrba.

Imati više izvora znači koristiti nekoliko dobavljača koji nude iste proizvode. Ako postoji problem s jednim dobavljačem, narudžbe se mogu povećati na drugu kako bi se nadoknadio kvar.

Poboljšajte kvalitetu

Odjel nabave pomaže u poboljšanju kvalitete postavljanjem ciljeva izvedbe. Tada prati stvarnu izvedbu s obzirom na te ciljeve.

Od presudne je važnosti mjeriti karakteristike kvalitete pomoću pokazatelja za atribute, kao što su trajnost, izgled proizvoda ili pravovremenost isporuke.

Blisko surađujemo s dobavljačima kako bismo razvili njihove procese i pomogli im poboljšati kvalitetu.

Upravljanje odnosima

Izazov odjela nabave je učiniti dobavljača zainteresiranim za suradnju s tvrtkom. Neka dobavljač ulaže u dugoročni odnos.

Odjel također mora upravljati odnosima unutar tvrtke. Morate raditi s internim dionicima, kao što su marketing, financije, logistika i distribucija, kako biste osigurali usklađenost svih.

Tražite inovacije

Budući da je odjel za nabavu uvijek u kontaktu s različitim vanjskim tvrtkama, on je u idealnom položaju za stjecanje inovativnih proizvoda koji mogu pružiti konkurentsku prednost poslovanju u smislu cijene, kvalitete ili praktičnosti..

reference

1. Alexis Writing (2018.). Koje su funkcije Odjela za nabavu u organizaciji? Mala poduzeća - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedija, slobodna enciklopedija (2018.). Upravljanje kupnjom. Preuzeto s: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018.). Uloge odjela za nabavu u poslovanju. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 načina na koji odjel za kupnju može poboljšati vaše poslovanje. Preuzeto s: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014.). Pet osobina organizacija za nabavu svjetske klase. Forbes. Preuzeto s: forbes.com.