Nabava tipova kupnje, kako je napravljena, važnost i primjeri

Oblik zahtjev je dokument koji generira korisnički odjel ili osoblje skladišta kako bi obavijestio odjel nabave o stavkama koje je potrebno naručiti, količini i vremenskom okviru isporuke. Kupnja u tvrtki započinje prikupljanjem zahtjeva.

Nakon što ste ih sastavili, morate o tome obavijestiti odjel nabave. Zahtjevnica za nabavu je dokument koji će sadržavati popis tih zahtjeva. Kako bi se spriječile prijevare, voditeljima odjela obično nije dopušteno izravno naručivati ​​naručitelje ili kupovati u ime tvrtke..

Umjesto toga, onaj koji zapravo naručuje narudžbe s vanjskim dobavljačima je drugi odjel koji se zove odjel za nabavu. Rukovoditelji različitih odjela koriste obrasce za kupnju kako bi obavijestili taj odjel o tome koje materijale treba nabaviti.

Zahtjevi za kupnju i narudžbenice ključni su dokumenti u procesu stjecanja stavki koje tvrtka treba za svoje poslovanje, standardizirajući postupak narudžbe interno i eksterno.

indeks

• 1 Vrste
  • 1.1
  • 1.2 Podugovaranje
  • 1.3 Pošiljka
  • 1.4 Prijenos inventara
  • 1.5 Vanjska usluga
• 2 Kako se razrađuje?
  • 2.1 Proces kupnje
• 3 Važnost
  • 3.1 Pokrenite postupak kupnje
  • 3.2 To je kontrolni alat
  • 3.3 Zaštitite poslovanje
  • 3.4 Centralizacija procesa nabave
• 4 Primjeri
  • 4.1 Primjer 1
  • 4.2 Primjer 2
• 5 Reference

vrsta

Ključne točke za zahtjevnicu su sljedeće:

- To je zahtjev koji se šalje odjelu nabave kako bi se dobio određeni popis materijala.

- Potrebno je odobrenje organizacije za nabavu.

- To je interni dokument; to jest, ostaje unutar organizacije.

Možete izraditi zahtjev za nabavu za sljedeće vrste dodjele:

standard

Dobiti zalihe i materijale od dobavljača, kako za proizvodne procese tako i za uredski potrošni materijal i drugu imovinu.

podugovaranje

Isporučiti sirovinu dobavljaču, a zatim dobiti gotov proizvod.

pošiljka

Za to se plaća materijal koji se skladišti u objektima tvrtke i dobavljač.

TransfUčinkovitost inventara

Za dobivanje materijala iz drugog odjela ili područja koje se nalazi u istoj organizaciji.

Vanjska usluga

Za dobivanje usluga vanjskog dobavljača, kao što su radovi na održavanju postrojenja.

Kako je napravljeno?

Osnovne komponente koje čine zahtjevnicu za kupnju su:

- Broj zahtjeva, koji omogućuje identifikaciju dokumenta. Mora biti unaprijed ispisan.

- Odjel za molbe.

- Datum zahtjeva i datum isporuke.

- Ime osobe koja priprema zahtjev i potpis osobe koja izdaje odgovarajuće odobrenje.

- Potrebno je detaljno opisati tražene članke kako bi se izbjegli netočni podaci. Iznos mora biti točan; vrlo je važno postaviti potrebnu jedinicu (kilograma, litara, jedinica, itd.).

- Potpis voditelja odjela nabave koji odobrava ili ne odobrava kupnju.

- Ako su ponude zatražene od dobavljača, one se moraju priložiti zahtjevu.

Proces kupnje

Proces izdavanja zahtjeva koriste organizacije za izvršavanje i praćenje narudžbi za nabavu. To mogu biti sve, od sirovine do uredskog namještaja i još mnogo toga.

Kada rukovoditelj odjela utvrdi da su materijali niski, ispunite obrazac za zahtjev koji uključuje gore navedena polja..

Zahtjevnica za nabavu je obrazac koji odjel tvrtke šalje odjelu za nabavu, navodeći stavke koje želite zatražiti od vanjskog dobavljača.

Ovaj proces omogućava korisnicima da naruče, dobiju odobrenje nadzornika i, što je najvažnije, dopuštaju vanjskim dobavljačima da dostave ponude cijena..

Kada upravitelj nabave u tom procesu primi zahtjevnicu za nabavu, on može pregledati sve informacije koje je poslao izvorni korisnik. Upravitelj jednostavno odabire hoće li zahtjev biti odobren ili ne.

Ako se ne odobri, postoji polje u kojemu se nalazi razlog za donošenje odluke, a odjel koji je podnio zahtjev bit će obaviješten o toj odluci. Međutim, ako upravitelj odobri, sljedeći korak će biti zatražiti ponudu od dobavljača.

važnost

Započnite postupak kupnje

Svakako često će odjelima tvrtke biti potrebni materijali; Zahtjevnica za kupnju inicira postupak kupnje. Odjel za nabavu će djelovati u skladu sa čvrstinom dokumenta.

Ako postoji problem, dokument će poslužiti kao dokaz da je odjel zatražio opskrbu određenom komunikacijom.

To je kontrolni alat

Tamo gdje nema odgovarajućih kontrola, osoblje može biti uključeno u prijevaru jer može zatražiti materijale za osobnu upotrebu.

Uz zahtjevnicu za kupnju postoje utvrđene mjere kojima se jamči da se ne provodi nikakva prijevara. Zahtjev mora proći kroz nekoliko ruku kako bi se osigurala njegova točnost i potreba.

Zaštitite posao

S provedenim nalozima za izuzeće izbjegavaju se mogućnosti prijevare. Imovina tvrtke također je zaštićena.

Centralizacija procesa nabave

Kada organizacija zahtijeva sve zahtjeve da se obavljaju centralno putem odjela za nabavu, lako je upravljati cijelim procesom.

Kupci također imaju koristi, jer sada mogu grupno kupovati i iskoristiti kupovnu moć organizacije da pregovaraju o boljim uvjetima.

Primjeri

Primjer 1

Zahtjev broj: 00455

Datum: 15. svibnja 2018

Ime podnositelja zahtjeva: Annaliese Corvo

Pozicija: supervizor obuke

Odjel: Osposobljavanje osoblja

Razlog za zahtjev: Sljedeće stavke moraju biti korištene na tečaju obuke "Osiguranje kvalitete", koji će se održati u tjednu od 16. do 20. srpnja 2018..

- 01 slučaj flipchart biljega.

- 12 olovaka.

- 01 flipchart s 20 bijelih listova: 1 metar širine x 1,5 metara.

- 12 standardnih prijenosnih računala normalne veličine.

- 06 obojene oznake za ploču.

- 12 guma za brisanje.

- 12 olovaka s plavom tintom.

Priložena su 2 navoda dobivena od dobavljača tiskanice.

Autor: Alberto Moreno

Pozicija: Voditelj ljudskih potencijala

Upravljanje ljudskim resursima

Primjer 2

Proizvodni odjel Confecciones Tely, S.A. Morate naručiti različite materijale i ispuniti obrazac za zahtjev. Ovaj obrazac obavještava odjel za nabavu da su te zalihe potrebne.

Odjel za nabavu može odobriti ili odbiti zaprimljeni zahtjev. Ako se odobri, izradit će se narudžbenica.

Narudžbenica se šalje dobavljaču za kupnju proizvoda. Dobavljač proizvodi i isporučuje proizvode s dostavnicom.

Prijemni odjel prima proizvode i dostavlja izvješće o prijemu u računovodstveni odjel.

Ako su svi dokumenti u skladu, računovodstveni odjel izdaje blagajniku odobrenje računa, navodeći da se plaćanje može izvršiti dobavljaču..

reference

1. Poslovni rječnik (2018.). Zahtjevnica za kupnju. Preuzeto s: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Što je zahtjev za kupnju? Preuzeto s: myaccountingcourse.com.
3. Šumsko vrijeme. Razlika između zahtjeva i narudžbe. Mala poduzeća - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018.). Što je zahtjev za kupnju i zašto je važno za vaše poslovanje. Procurify. Preuzeto s: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Zahtjev za kupnju. Preuzeto s: tutorialspoint.com.