10 obilježja najvažnijeg formalnog pisma



Formalno pismo je pisana komunikacija između dvoje ljudi koji se međusobno poznaju ili ne, ali koji u svakom slučaju imaju dalekosežan odnos koji ih prisiljava na održavanje formalnog jezika..

Onaj koji piše pismo zove se primatelj ili izdavatelj; tko ga prima primatelj ili primatelj. Formalno pismo obično se koristi za komunikaciju između tvrtki, visokih institucija i vladinih tijela, između ostalog..

Također se koristi za sudjelovanje u dodjeli međunarodnih nagrada, javnih imenovanja ili priznanja.

U formalnim pismima, kolokvijalni jezik, poznavanje, idiomi i tuteo trebali bi se potpuno ostaviti po strani. Univerzalno prihvaćene formule ljubaznosti moraju biti prisutne i moraju zadovoljavati unaprijed određenu strukturu.

Po svojoj formalnoj prirodi, slova ove vrste moraju biti napisana rukom ili tiskana na papiru i poslana u zapečaćenoj omotnici primatelju, iako je istina da se u današnjem digitalnom dobu struktura službenog pisma koristi za komunikacije koje se šalju putem e-pošte. Međutim, potonji nije najčešći niti preporučljiviji.

Deset glavnih obilježja službenih pisama

1. Formalni jezik

Formalni jezik zahtijeva ispravnu uporabu vokabulara i besprijekornu gramatiku i pravopis. Liječenje mora biti udaljeno i pošteno.

Postupanje pošiljatelja prema primatelju mora biti vaše; nikada ne bi smjeli biti podučavani, bez obzira na dob ili raspon primatelja, ili ako je pošiljatelju poznato ili nije poznato.

Iako bi jezik trebao biti uljudan, to ne znači da se ljubaznost i uljudnost trebaju ostaviti po strani..

2 - Konkretna namjera

Nijedno službeno pismo nije napisano bez precizne namjere i definiranog cilja. S ovom vrstom pisma namjerava nešto priopćiti primatelju ili zatražiti informacije koje pošiljatelj zahtijeva.

U svakom slučaju, nastoji se pozitivno impresionirati primatelja i povoljno ga predodrediti kako bi se tijek komunikacije nastavio sve dok se ciljevi pošiljatelja ne ispune. Pružene informacije trebaju biti što jasnije i potpunije.

3 - Duljina

Formalno pismo je obično kratko i konkretno, upućuje izravno na cilj, nakon odgovarajućih pravila pozdrava i pristojnosti.

Kao što je obično slučaj u institucionalnim, poslovnim, vladinim ili između dvoje ljudi koji nemaju blisku vezu, nema smisla hodati po granama, odstupati ili objašnjavati pitanja koja nisu središnja. Na taj način općenito formalna pisma ne bi trebala prelaziti 2 stranice.

4. Zaglavlje

Formalno pismo mora biti napisano u službenom dokumentu subjekta ili osobe koja ga piše. Obično se radi na memorandumima u kojima se može pojaviti samo ime ustanove ili pošiljatelja, iako može sadržavati i adresu istog..

Nakon toga bi se trebao pojaviti datum koji prethodi mjestu (gradu) u kojem pišete.

Pametnije je napisati datum bez kratica, tj. Mjesec napisan slovima, a godinu s četiri brojke. Mora se poravnati s desne strane lista.

5. Liječenje i pozdrav

Tretman mora biti formalan i mora uključivati ​​položaj, zanimanje ili raspon primatelja. Na primjer: predsjednik, liječnik, profesor, general, itd., Koje slijedi ili ne po prezimenu. Izbjegavajte pozdrave s imenom, nadimcima ili nadimcima.

Kada je primatelj par, trebate se ponašati kao Gospodin i Gospa. Zastupnici i senatori se u nekim zemljama tretiraju kao "časni", u drugima mogu biti "slavni Gospodin".

Isto se događa s drugim vladinim položajima ili plemićkim naslovima, pa je važno znati protokol svake zemlje.

Ako ne poznajete određenog primatelja, možete upotrijebiti neosobne formule kao što su "kome se to tiče" ili jednostavno "Poštovani gospodine" ili "Draga gospođo".

Za pozdrav bi trebali dodati neko ljubazno pravilo kao što su "Poštovani", "Poštovani" itd. Obrazac "Poštovani gospodine" također se koristi kao službeni pozdrav.

6 - Tijelo

Sadržaj pisma također bi trebao početi s nekim pravilom pristojnosti kao što je: "Kroz ovo ...", "Pišem vam ...", "S poštovanjem vam se obraćam povodom ...", "Poslužite ovo za ... "ili nekoliko manje protokola kao što je" Prije svega primite srdačan pozdrav ... ".

Pismo treba imati kratke i dobro strukturirane stavke. Poruka mora biti precizna, konkretna i nedvosmislena.

Ako je riječ o zahtjevu, to se mora učiniti izravno; ako je to informativno pismo, trebate ići ravno do točke. Uvijek imajte na umu da je primatelj zauzeta osoba koja ne želi gubiti vrijeme s nepotrebnim govorima ili teško razumljivim.

7- oproštaj

Zbogom bi trebalo zaokružiti središnju ideju pisma, ojačati cilj i promicati radnju koju pošiljatelj očekuje od primatelja ("Čekam vaš odgovor", "Nadam se da su informacije korisne", itd.).

Najčešći način zatvaranja formalnih pisama je "Iskreno" ili "Vrlo pažljivo", preferirajući ove oblike za više kolokvijalnih poput "Srdačan pozdrav", "Pozdrav", "Zagrljaj" itd..

Nakon toga, morate staviti tiskani potpis (ime i prezime s velikim slovima) i potpis pošiljatelja. T

Mora sadržavati i položaj ili čin koji ima pošiljatelj, tj. "Dr.", "Ing.", "Prof.", nakon čega slijedi ime i prezime te u zasebnom retku položaj: "Predsjednik Ocjenjivačkog odbora", "Ambasador" Republike Argentine "," Glavni tajnik ", itd..

8- Ostale informacije

U podnožju pisma i nakon potpisa može se, ako je potrebno, uključiti objašnjenje priloga ili imena osoba koje će dobiti kopiju pisma (označeno kraticom "Cc").

U nastavku i na kraju mogu se uključiti inicijali osobe koja je diktirala pismo, tj. Vlastitog pošiljatelja (velikim slovima) i onih koji su ga napisali (malim slovima), kao što je prikazano: ABC / def.

Kao pismo za koje se ranije mislilo da se uporaba postscripta ne preporučuje u istom.

9- Omotnica

Svako službeno pismo mora biti poslano u omotnici, čak i ako su pošiljatelj i primatelj unutar iste zgrade (na primjer, komunikacija između odjela iste institucije).

Omotnica mora biti veličine prema sadržaju, tako da ne postane previše glomazna. Pismo treba skratiti što je moguće manje (2 do 4 puta maksimalno), jer je papir gotovo netaknut s previše pregiba mnogo elegantniji..

Ime i podaci o primatelju uvijek se nalaze na prednjoj strani omotnice i središtu. Ime i podaci pošiljatelja mogu biti na poleđini i na poklopcu omotnice ili na prednjoj, gornjoj i lijevoj strani omotnice.

Gornji desni kvadrant prednje strane omotnice uvijek je rezerviran za marke ili marke.

Mora se pažljivo, ali čvrsto zatvoriti kako bi se zajamčila nepovredivost sadržaja. U nekim slučajevima vrlo protokolarni ili elegantni, mogu se zapečatiti voskom za brtvljenje.

10- Odgovor

Svako službeno pismo mora imati odgovor. Isto mora biti pravodobno, sažeto i zadržati isti nacrt službenog pisma.

Formalno pismo bez odgovora smatra se nepoštovanjem i nepristojnim postupkom primatelja koji može uzrokovati potpuno suprotan učinak cilja koji se prvobitno tražio.

reference

  1. Formalno pismo Preuzeto s es.wikipedia.org
  2. 10 Karakteristike formalnog i neformalnog pisma. Oporavio se od características.co
  3. Pismo i njegovi elementi. Oporavio se od portaleducativo.net
  4. Obilježja službenog pisma. Oporavio se od clubensayos.com
  5. Karakteristika i funkcija službenih pisama. Preuzeto s adrese estudiaraprender.com