Kako je organizacijski plan hotela? (i njegove funkcije)

organizacijski plan hotela predstavlja poslove koje hotel treba izvršiti u okviru svojih radnih procesa, misije, vizije i vrijednosti.

Svakom hotelu, bilo da je mali, srednji ili veliki, potreban je organizacijski ustroj za obavljanje svojih svakodnevnih poslova. Koristi se za podjelu zadataka, određivanje posla za svaki odjel i delegiranje ovlasti unutar i između odjela.

Gore navedena organizacijska shema karakteristična je za hotel s 5 zvjezdica, iako hotel s 4 zvjezdice može imati isti broj apartmana ili više. Broj zvijezda može se spuštati ili uzdizati neovisno o broju odjela.

Na primjer, hotel "NY King" mogao bi zadržati sve apartmane i popeti se s 4 na 5 zvjezdica. Ili obrnuto; spustite se s 5 na 4 zvjezdice i zadržite sve odjele.

Broj apartmana varira ovisno o uslugama koje hotel nudi. Možda luksuzni hotel - 5 zvjezdica - ima turističke usluge za klijente, teretanu, bazen, teniske terene, SPA, disko ... Drugi hotel manje veličine neće imati te dodatne usluge i stoga neće trebati toliko zaposlenika, smanjujući broj odjeli.

Najzastupljeniji vrhovi u hotelu su: direktor, direktor marketinga, direktor računovodstva, direktor osoblja, inženjerski direktor, direktor nabave, voditelj sobe i direktor restorana.

Iz tih pozicija stvaraju se drugi koji su inferiorni, ali ne manje važni za ispunjavanje glavne funkcije hotela; domaćini gosti pružaju najvišu moguću kvalitetu, ovisno o broju zvjezdica u svakom hotelu.

Tko je odgovoran za organizaciju hotela??

Normalno, upravitelj organizacijskog grafikona u tvrtki je direktor ljudskih resursa.

Osim organizacijske sheme, trebate imati dobro definirana radna mjesta u "opisu posla" tako da su funkcije svakog zaposlenika dobro definirane. To će biti bitno za zapošljavanje novih zaposlenika i za svakog zaposlenika da zna što treba učiniti.

S druge strane, postoje hoteli koji imaju outsourcing funkcije za ljudske resurse, pogotovo manji hoteli koji nisu dio hotelskih lanaca.

Zajednički poslovi u hotelu i njegove funkcije

1. Glavni direktor / Hotel Manager 

To je mjesto najveće odgovornosti:

• On je odgovoran za administraciju, kontrolu i razvoj hotela, potvrđujući da sva ostala odjela djeluju na najbolji mogući način.
• Definira politike tvrtke i ciljeve koji se moraju ispuniti.
• Provjerite da svaki odjel ispunjava postavljene ciljeve, pružajući izvrsnu kvalitetu usluge.
• Upravlja upravljanjem ljudskim resursima, marketingom, sigurnošću, kvalitetom i koordinacijom svih aspekata potrebnih za pravilno funkcioniranje hotela.

2 - Voditelj prodaje

Osim nadopunjavanja ostalih glavnih odjela, njegova glavna funkcija je uključiti se u prodaju i oglašavanje:

• Pronađite klijente.
• Prezentirajte tvrtku.
• Ponudite usluge.
• Bliski odnosi s kupcima.
• Razvijte strategije oglašavanja.
• Promovirajte hotelske usluge.
• Potražite potencijalne klijente.
• Izvijestite o rezultatima prodaje u odjelu računovodstva i financija.

Pomoćnik prodaje

Glavni cilj ove pozicije je podržati rad vašeg nadređenog, voditelja i / ili voditelja prodaje, za kontrolu, klasifikaciju i naručivanje prodaje, kao i za prikupljanje faktura za obavljanje propisanog postupka u administrativnom nalogu.

Odjel za sobe je zadužen za preuzimanje zahtjeva za rezervacijom i službu za korisnike u tu svrhu, kao i za kontrolu provjera i plaćanja istih..

Također biste trebali nadzirati da su sobe čiste, radeći u uskoj suradnji s recepcionarima i domaćicama.

Oni imaju zadatak utvrđivanja dostupnosti soba i preuzimanja i potvrđivanja rezervacija.

Nadzornik ili upravitelj rezervacija zadužen je za usmjeravanje dobrih rezultata odjela, a agenti rezervacija obavljaju funkcije rezerviranja putem različitih sredstava koja dolaze (sredstva komunikacije, grupne rezervacije, on-line, ture, operateri, itd.), upravljati novcem iz odgovarajućih depozita i jamčiti izvršene rezervacije.

Voditelj prodaje

To je jedan od najvažnijih poslova jer je zadužen za portfelj prodavača kojima moraju naznačiti što trebaju učiniti.

On je odgovoran za ono što svaki od njegovih zaposlenika radi, mora znati kretanje svih računa i ako ima bilo kakvih problema s njima, on mora preuzeti odgovornost za to.

Morate pružiti detaljan indeks izvješća računa, preuzeti inicijativu za dobivanje važnih računa za svoju tvrtku.

Uspjeh ili neuspjeh tvrtke ovisi o njima, to je vrlo složen položaj koji zahtijeva ekstremnu razinu predanosti i odgovornosti.

3. Upravitelj usluga

Odgovoran je za nadzor odjela za usluge:

• Troškovi kontrole.
• Nabavite vjernu klijentelu.
• Promicati dobre odnose između zaposlenika.
• Riješite sumnje i brige usluga svih kupaca.
• Ispuniti ciljeve prodaje.
• Postavite primjer primjenom etičkih standarda.
• Osigurajte da se nudi visoka razina kvalitete i da je poslovanje profitabilno.

Administracija i financije

To je važno mjesto jer imate kontrolu nad administrativnim pitanjima, morate se složiti s generalnim direktorom o tome kako će se stvari distribuirati i obavijestiti vas o različitim fazama i događajima vezanim uz njih.

Morate upravljati financijskim sredstvima, proračunima, troškovima, troškovima i ulaganjima u suradnji s upravama i jedinicama tvrtke.

Nadzire upravljanje financijskim sredstvima, koordinira zaklade koje regulira vlada, nadzire procese vezane uz administraciju osoblja.

Registrira i održava nabavu i nabavu materijalnih resursa, imovinskih i općih usluga korporacije.

Poslovne strategije

Kao što i samo ime kaže, on je odgovoran za kreiranje strategija i planova za pridruživanje novim tržištima i jačanje snaga tvrtke, kao i za poboljšanje iskustva i znanja svakog člana udruge ili organizacije..

Njegova glavna funkcija je usmjerena na izravnu odgovornost za prodajne aktivnosti tvrtke, upravljanje marketingom, promociju i distribuciju, planiranje prodaje, organiziranje različitih distribucija.

Dodijeliti ciljeve u pogledu prodaje u skladu s proizvodima i područjima, izraditi strateške planove za poboljšanje uspjeha tvrtke, proučiti klijente i lokacije koje bi mogle biti prikladnije za promicanje.

Ona potiče okruženje timskog rada, promičući prodajni duh odgovornog osoblja.

Analizirajte moguće uzroke problema i pritužbi klijenata.

Dizajnirajte politike za određivanje cijena i uvjeta prodaje.

Napravite planove za povećanje napretka u obuci ljudi u vašem odjelu.

Odgovoran je za primanje, filtriranje i distribuciju različitih postupaka i poboljšanja u pogledu kvalitete usluge.

Kontrolor i računovodstvo

Odjel odgovoran za analizu i kontrolu financijskih i računovodstvenih operacija.

Također se bavi izradom godišnjih proračuna, prognozama prihoda, financijskim izvješćima, izradom izvješća o financijskoj situaciji, revizijama ureda kontrolora itd..

kupovina

To je vrlo važna pozicija za pravilan razvoj posla u tvrtki jer su oni zaduženi za lanac opskrbe i kupuje svu potrebnu robu kako bi rad učinkovito funkcionirao..

To može biti kupnja za korištenje tvrtke kao i za preprodaju i / ili sirovinu za proizvodnju vlastitih proizvoda.

Ova pozicija uključuje i kupnju usluga vezanih uz prijevoz ili marketing.

Oni su zaduženi za korištenje informacijskih i računalnih sustava za upravljanje organizacijom.

Planiraju i usmjeravaju sve aktivnosti vezane uz informatiku i tehnologiju u poduzeću za koje rade.

Odredite poslovne ciljeve za izradu planova za postizanje prethodno postavljenih ciljeva.

4. Pomoćnik upravitelja

Zadužen je za ispunjavanje svih zadaća rukovoditelja kada je on odsutan.

Općenito, on ne donosi važne odluke bez prethodnog savjetovanja s upraviteljem, već ako ima odluku o rutinskim i zajedničkim pitanjima koja mogu nastati u normalnom razvoju hotela..

Mora biti obučen sa svim informacijama i znanjem potrebnim za zauzimanje tako važne pozicije, poznavanja svih funkcija, osoblja, njihovih zadataka, zamjena itd..

Osim toga, poznavanje pravnih normi je nešto što se ne može izbjeći da bi se izbjegli problemi sa zakonom.

Morate brzo riješiti i imati plan B za sve u slučaju da stvari ne idu prema očekivanjima.

Voditelj tromjesečne podjele

Vaš je zadatak planirati, nadzirati i kontrolirati da se svaka od operativnih pravila vezanih uz vaše područje provodi:

• Planirajte i nadgledajte rad skupina i konvencija.
• Analizirajte mjesečne statistike.
• Uspostaviti standarde i norme za pružanje usluga u vašem području.
• Primajte pritužbe koje se odnose na vaše područje.
• Koordinira s voditeljem održavanja pravilno obavljanje njihovog posla.

Voditelj recepcije

Organizirati i kontrolirati zadatke odjela za prijem:

• Pripremite raspored osoblja pod vašim nadzorom.
• Upravljanje žalbama.
• Komunicirajte s drugim odjelima ako je potrebno.
• Oni brinu o službi za korisnike i rješavaju sva pitanja ili nedoumice.
• On je glavni zadužen za kontakt s klijentom.

domaćin

Ovaj odjel ima najveći broj zaposlenika zaduženih za cijeli hotel i uglavnom je odgovoran za čišćenje cijelog objekta: zajedničke prostore hotela i hodnike, urede, sobe itd..

Taj je položaj iznimno važan jer je čistoća pismo uvođenja hotela, što uvelike ovisi o uspjehu ili neuspjehu.

Ako se obučavaju, zaposlenici trebaju biti prijateljski raspoloženi i odati toplinu gostima.

Upravitelj hrane i pića

Odgovoran je za nadzor pripreme i ukrašavanja svakog jela i pića pripremljenih u kuhinji hotela prema receptima i standardima koje je hotel prethodno utvrdio..

Osigurati pravilan razvoj funkcija drugih zaposlenika, dobro rukovanje zalihama, izbjeći materijalni otpad, pripremiti jelovnik, pratiti područje deserta, likera, općeg inventara itd..

Mora napraviti potrebne akvizicije i kontrolirati vinarije.

Kontrolirajte sve odgovorne osobe.

Kapetan pozornosti prema javnosti

Odgovoran je upravitelju za ispravan rad usluga koje nudi restoran ili kafeterija.

• Primite klijenta.
• Prati ga do stola.
• Nabavite prijedloge.
• Pali restoran.
• Provjerite da svi rade svoj posao.
• Provjerite potrošni materijal.
• Ako je potrebno, pomoći konobarima.

Odgovorna je za kontrolu osoblja, stvaranje izbornika, praćenje racionalnog korištenja sirovina i drugih dobara, kontrolu proizvodnje i kvalitete posuđa, određivanje rasporeda rada drugih radnika pod njihovom zaštitom..

Voditelj općih usluga

Odgovoran je za izradu godišnjeg programa za održavanje i prevenciju strojeva i opreme.

Poduzeti sve potrebne mjere za održavanje i poboljšanje arhitektonskih uvjeta nekretnine.

Upravljanje osnovnim uslugama, podrška područjima koja ga integriraju, zaštita sigurnosti imovine i korisnika, upravljanje sigurnosnom i higijenskom komisijom.

Upravitelj održavanja

• Ona mora riješiti sve probleme koji se pojave u rekordnom vremenu tako da se proizvodnja ne prekida.
• Morate organizirati i koordinirati radne narudžbe održavanja za svo osoblje koje vam je na raspolaganju.
• Koordinira isporuku i prijem potrebnih materijala za obavljanje radova održavanja.
• Provjerite redoslijed i kvalitetu obavljenog posla.
• Odobravanje uklanjanja materijala pohranjenog u skladištu.
• Ako je potrebno, osigurajte obuku o opremi, materijalima i alatima prisutnim u objektima.

Voditelj sigurnosti

Odgovoran je za sprječavanje profesionalnih rizika.

• Analizirajte moguće situacije rizika.
• Razraditi sigurnosne planove.
• Pregledajte tim.
• Nadzire sustave.
• Osigurava sigurnost kupaca i zaposlenika.
• Pripremite izvješća o svemu što je učinjeno i što se dogodilo.
• Kontrola parkiranja.

Voditelj vrta

Zadužen je za sve što se odnosi na vrt i njegovo održavanje.

Administrativni upravitelj

Njegova je zadaća planirati i upravljati administrativnim upravljanjem tvrtke.

• Upravljanje odnosima s dobavljačima.
• Disciplinski nadzor osoblja.
• Izradite proizvodne strategije itd..

Voditelj ljudskih resursa

Odgovoran je za sve što se odnosi na kontrolu ljudskih resursa i radi u izravnom kontaktu s Upravom i drugim rukovoditeljima.

• Mora održavati povoljno radno okruženje.
• Organizirajte HR podsustave.
• Posredovanje sukoba među zaposlenicima.
• Osigurati dobrobit odnosa između zaposlenika i poduzeća.

Upravitelj skladišta

Kontrolira ulaze i izlaze svih materijala, opreme, proizvoda, alata i općenito sve imovine u vlasništvu tvrtke.

Također provodi revizije i zalihe za ispravnu i učinkovitu kontrolu.

Pomoćnik za računovodstvo

Njihovi zadaci vezani su uz računovodstvene poslove, među brojnim funkcijama koje možemo pronaći:

• Upravljanje zalihama.
• Plaćanje usluga.
• Porezne prijave.

Administrativni pomoćnik

Njegove glavne funkcije su:

• Obraditi korespondenciju, primiti dokumente, odgovoriti na pozive, posjetiti, arhivirati dokumente, obraditi datoteke, ažurirati dnevni red itd..

Druga shema je: