12 najvažnijih funkcija koje dominiraju u uredu



funkcije koje dominiraju to su administrativne aktivnosti koje osoblje poduzeća, organizacije ili institucije ostvaruju, a koje su potrebne za rad iste. Ako se to učini učinkovito, rezultati će biti puno bolji nego ako su učinjeni loše.

Ovaj rad, normalno, ima redoviti raspored od ponedjeljka do petka koji počinje u 8 ili 9 sati. i traje do 4 ili 5 p.m, iako to varira prema zemljama ili regijama.

Većina uredskog rada zahtijeva osnovne vještine kao što su: tečna usmena komunikacija, sposobnost pisanja, arhiviranje i iskustvo s uredskom opremom kao što su računala, fotokopirni uređaji itd..

Ovisno o stupnju preuzete dužnosti ili odgovornosti, osoba mora imati tehničku, sveučilišnu ili četvrtu razinu obrazovanja.

Prevladava 10 glavnih funkcija ureda

1. Planiranje

To je prvi i najvažniji zadatak jer se sastoji u definiranju načina na koji organizacijske metode i strukture mogu doprinijeti poslovnom planu.

Postoje tehnološki alati koji pomažu da se te metode mogu materijalizirati u zadacima raspoređenim među članovima tima, ali samo dobro planiranje može jamčiti da sve završi dodavanjem poslovnog cilja..

Za opće planiranje, unutar tvrtke je potrebna jasna poslovna vizija i određena hijerarhijska razina, ali svaki član tima mora planirati svoj rad kako bi mogli ispuniti postavljene ciljeve i rokove..

2. Prijepis i / ili pisanje izvješća

Zadatak koji svakodnevno zauzima vrijeme rada u uredu je pisanje, u bilo kojoj podršci, izvješća koja podržavaju ili detaljno opisuju njihove funkcije ili služe da objasne među ostalim kolegama detalje (pozadina, napredak, rezultati, pro i kontra, itd.) određenog projekta.

Ovi spisi također služe kao zapisi o aktivnosti organizacije kojoj taj ured pripada, za buduće revizije ili preglede.

3. Prisustvujte sastancima

To su sastanci članova radnog tima u kojima se razmjenjuju ideje o trenutnim projektima, izlažu novi prijedlozi, dijele prezentacije, izvješća ili izvješća.

Obično imaju cilj uskladiti sve prisutne u smjeru postizanja zajedničkog cilja, dodijeliti uloge, zadatke i rokove svakom od njih. Oni također služe za rješavanje problema koji su se pojavili u obavljanju zadataka.

Imaju učestalost, trajanje i vrlo definiranu dinamiku. Također, ono o čemu se raspravlja u njima obično se bilježi u minutama ili minutama za arhiviranje.

4. Raspored sastanaka

Radi se o usklađivanju dnevnog reda svih ljudi koji bi trebali biti na sastanku tako da se mogu podudarati u određenom mjestu i vremenu.

To je zadatak koji može biti nevjerojatan, pa se oslanjanje na tehnologiju može dobro zamisliti. Postoje aplikacije, kao što je ScheduleOnce, koje omogućuju automatsko zakazivanje sastanaka, omogućujući gostima da vide dostupne datume i odaberu raspored koji im odgovara..

5. Provjerite e-poštu tvrtke

To je zadatak koji može potrajati neko vrijeme. Izvješće tvrtke Adobe objavljeno 2016., koje je rezultat samoprocjene više od tisuću radnika, otkriva da prosječno trošimo 20,5 sati svaki tjedan, provjeravajući našu poslovnu e-poštu.

Sortiranje, čitanje i odgovaranje na poruke e-pošte je vrlo čest oblik komunikacije i omogućuje razmjenu datoteka i pojavljivanja povezanih s bilo kojim projektom ili organizacijskim procesom.

Iako tvrtke stalno traže učinkovitije oblike upravljanja e-poštom, postoje i aplikacije kao što su Gmailove pametne oznake..

Drugi način da se ovaj zadatak usmjeri je ugraditi standardne predloške e-pošte ili tekstove koji se mogu poslati s minimalnim izmjenama različitim primateljima i različitim mogućnostima..

6. Upravljanje financijama

U tom zadatku mora biti zajamčeno da novac ispunjava svoj životni ciklus u kupnji i prodaji proizvoda i usluga; da su svi računi poslani, registrirani, plaćeni i poslani. Naravno, tu su i uredi u kojima su oni samo posvećeni ovome.

Ova aktivnost također uključuje ažuriranje financijskih računa i pravnih dokumenata na način da ne postoje problemi s pravnim okvirom koji se odnosi na dotičnu organizaciju.

7. Logistika

Ova funkcija jamči da se sva roba povezana s radom tvrtke prevozi do i iz skladišta i kupaca. Također uključuje povezivanje s dobavljačima za dobivanje sirovina za proizvodnju novih proizvoda.

Cilj ove funkcije je osigurati da tvrtka ima sve što je potrebno da zadrži proizvodnju dobara ili usluga koje prodaje.

8. Pozovite pozornost

U uredu je također potrebno odgovoriti na telefon, jer je to način komunikacije s kupcima, dobavljačima i između suradnika. 

Iako se čini jednostavnim zadatkom, za to je potreban određeni protokol, jer to može biti glas koji netko izvan tvrtke povezuje s njegovom slikom. Stoga je važno poštivati ​​pravila ljubaznosti, zadržati institucionalni ton, ublažiti glas i upotrijebiti rječnik.

Druga važna činjenica, koja se ponekad zanemaruje prilikom izvršavanja ove funkcije, jest zapisivanje što je moguće više podataka o osobi s druge strane telefona; To će nahraniti bazu podataka kontakata tvrtke i omogućiti vam da ispravno pratite pitanje o kojem se raspravljalo tijekom telefonskog razgovora.

9- Organizacija arhiva

Većina zadataka koji se izvršavaju u uredu generiraju neki dokument: fakture, bilješke, minute, minute, izvješća o prodaji itd..

U digitalnom ili papirnom obliku, to je količina informacija koja zahtijeva da netko bude odgovoran za katalogiziranje, arhiviranje i čuvanje podataka u skladu s njegovom razinom važnosti za poslovanje..

Upravo ova posljednja točka, a to je zaštita informacija, pitanje je koje je postalo glavobolja za mnoge organizacije, tako da se sve više i više alata, protokola i procedura pojavljuje koje pružaju sigurnost u arhiviranju i prijenosu informacija. osjetljivih podataka u organizaciji.

U nekim slučajevima koriste se vanjski tvrdi diskovi, dok u drugima postoje posebni poslužitelji za te slučajeve ili platforme za pohranu u "oblaku" kao što su Microsoft OneDrive, Google Drive ili Apple iCloud.

10 Distribucija pošte tvrtke

Zadatak koji, unatoč tome što ne zahtijeva vrlo visoku akademsku obuku, zahtijeva dobru organizaciju, odgovornost i osjećaj hitnosti, je distribucija korespondencije unutar ureda.

Skica nekog dizajna, kreditna kartica koju banka šalje, fakture dobavljača ili pismo odgovora vladinog subjekta, neki su od dokumenata koje svaki zaposlenik može čekati i na kojima mogu ovisiti mnogi drugi postupci. tvrtke.

11- Služba za korisnike

Ova funkcija fizički pomaže klijentima s pitanjima ili pritužbama na proizvode ili usluge koje tvrtka nudi.

12- Ispisivanje i kopiranje dokumenata

Sastoji se od ispisa dokumenata koji se moraju fizički spremiti ili izrade kopija onih koji se moraju čuvati u duplikatu ili dostaviti radnicima tvrtke.

reference

  1. Audra Bianca (s / f). Savjeti za organizaciju i planiranje ureda. Preuzeto s: smallbusiness.chron.com.
  2. Biz Trend (2015.). 7 uredskih zadataka koje možete i trebate automatizirati. Preuzeto s: www.sba.gov.
  3. Dewei Caitlin (2016). Koliko ste sati svog života proveli na poslovnoj e-pošti? Isprobajte naš depresivni kalkulator. Dobavljeno iz: washingtonpost.com.
  4. Laurie Reeves. Popis radnih mjesta u uredu. Preuzeto s: work.chron.com.
  5. Što radi pomoćnik ureda. Preuzeto s learn.org.
  6. Što točno ljudi rade u uredskim poslovima. Preuzeto s: reddit.com.