7 najupečatljivijih administratorskih funkcija

funkcije administratora to su zadaci koje on obavlja s namjerom postizanja učinkovitosti u bilo kojem projektu koji poduzme. Cilj im je stalno poboljšavanje upravljanja resursima, osobljem, opremom, materijalima, novcem i ljudskim odnosima.

Administrator je odgovoran za postupke potrebne za postizanje poslovnih ciljeva.

Prema riječima Petera Druckera, stručnjaka za administraciju, primarna funkcija administratora je "usmjeriti resurse i napore organizacije prema mogućnostima koje će joj omogućiti da dobije ekonomski značajne rezultate".

Profesor Henry Mintzberg sa svoje strane kaže da administrator kontrolira, izvršava, upravlja, analizira, komunicira, povezuje, planira, vodi, pregovara, motivira i donosi odluke.

To znači da administrator zahtijeva vrlo čvrste tehničke vještine, ali i međuljudske vještine koje mu omogućuju adekvatno preuzimanje vodstva.

Unutar organizacijske strukture, administrator se obično nalazi u upravljanju ili upravljanju poslovanjem.

7 glavnih funkcija administratora

Iako administrator prilagodi svoje aktivnosti prirodi i potrebama organizacije za koju radi, može se reći da su njezine glavne funkcije:

1. Planiranje

To je jedna od prvih funkcija administratora, jer podrazumijeva razmišljanje o različitim aspektima rada poslovne ideje.

Ovaj stručnjak mora izraditi planove na temelju informacija o okolišu i poslovnom cilju. Ti planovi moraju sadržavati jasne kratkoročne i dugoročne ciljeve.

Da bi se ova funkcija u potpunosti poštovala, važno je da administrator stalno nadzire okolinu, tako da na prikladan način snima mogućnosti i prijetnje za poslovanje..

2. Organizacija

Ova funkcija uključuje koordinaciju napora i resursa tvrtke prema jednom ili više kolektivnih ciljeva.

Riječ je o prilagodbi organizacijske strukture i raspodjeli financijskih i ljudskih resursa prema definiranom planu.

3 - Predstavljanje

Administrator može zastupati tvrtku u pregovorima s regulatornim tijelima zemlje, kao iu fiskalnim poslovima organizacije.

Također, potpis administratora je vrlo važan u poslovanju korporativne imovine.

Administrator može biti glasnogovornik organizacije pred medijima, kako bi raspravio određena pitanja u ime tvrtke.

Ukratko, to su pravne, ceremonijalne i simboličke aktivnosti u ime organizacije. Neki od njih mogu potpisivati ​​službene dokumente, služiti klijentima, kupcima i službenim posjetima, te predsjedati određenim sastancima i ceremonijama.

Iako su to zadaci koji se čine trivijalnim i ne uključuju donošenje odluka, oni su važni za pravilno funkcioniranje organizacije.

4. Proračunska administracija

Ova funkcija je svojstvena njihovom položaju i vezana je uz zadaću upravljanja i / ili upravljanja proračunom tvrtke, tražeći najveći profit uz optimalno ulaganje financijskih, materijalnih i ljudskih resursa..

Zapravo, upravitelj je onaj koji vrši prijenos novca između i s računa tvrtke.

To jest, osoba koja programira i odobrava raspodjelu proračuna za svako područje i / ili projekt tvrtke; odlučuje tko prima što, u smislu ljudskih, financijskih i vremenskih resursa.

U tom smislu rješava prioritete, te je prisutan u definiciji povećanja plaća iu raspravi o kolektivnim ugovorima u slučajevima koji se primjenjuju.

Administrator je i skrbnik imovine tvrtke. To znači da je vaša odgovornost da odlučite kada i kako ćete raspolagati tom imovinom.

To također znači da ste osobno odgovorni u slučaju gubitka ili stečaja. Prisutan je u investicijskim i kupoprodajnim poslovima u kojima tvrtka djeluje.

5- Odgovornost

Administrator mora biti odgovoran predsjedniku i dioničarima tvrtke.

Također izvješćuje regulatorna tijela kako bi se građani održali do danas, s obzirom na to da je on pravni zastupnik tvrtke.

Slično tome, administrator prikuplja izvješća s različitih adresa tvrtke kako bi konsolidirao sve podatke u jednom dokumentu koji odražava uspješnost poslovanja..

6. Vodstvo

Administrator će na kraju morati usmjeriti i nadzirati skupinu ljudi koji ga podržavaju u njegovim zadacima.

To znači da osoba koja preuzme tu poziciju mora imati interpersonalne vještine koje mu omogućuju da pozitivno i učinkovito komunicira sa zaposlenicima pod njegovim zapovjedništvom..

Isto tako, i kao i svaki vođa, morate delegirati ovlasti i odgovornosti drugima.

Također se morate pripremiti za slušanje, uvježbavanje, motiviranje i vrednovanje rada vaših zaposlenika.

S druge strane, administrator je često uključen u zapošljavanje i obuku osoblja.

U tom je smislu ključno da administrator pokuša pomiriti individualne potrebe zaposlenika s ciljevima organizacije.

To vodstvo također podrazumijeva da mora biti proaktivno u odnosu na najbolje načine za ispunjenje svoje misije.

To znači da je idealno da administrator preuzme poduzetničku i kreativnu ulogu, predlaže nove i bolje načine poslovanja tvrtke.

7. Veza ili komunikacija

Rad administratora također će poslužiti kao veza između uprave i ostalih zaposlenika tvrtke.

Isto tako, gradi mostove između organizacije i aktera u vanjskom okruženju, posebno s vladinim agencijama.

Kod vjerovnika i dobavljača tvrtke, odnos mora biti poštovan, profesionalan i srdačan, tako da bi administrator trebao voditi računa o tome.

Kako bi u potpunosti ispunio ovu funkciju, administrator mora relevantne informacije učiniti dostupnim svima koji su uključeni u organizaciju.

Isto tako, ona mora stvoriti relevantnu, široku i raznovrsnu mrežu kontakata te s njima razviti najrelevantnija i najučinkovitija sredstva komunikacije, osiguravajući da su informacije koje se šalju što je moguće pravodobnije i pouzdanije..

Voditeljska uloga koju ima administrator daje ovlasti kao službeni diseminator informacija unutar tvrtke. 

Kada je zaposlenicima teško komunicirati jedni s drugima, administrator gradi mostove između njih.

Ovo se također primjenjuje u slučaju sukoba. Tu je ključna pomirljiva uloga administratora.

Ukratko, administrator ispunjava vitalne funkcije unutar organizacije jer pridonosi tome da su sve i svi unutar tvrtke orijentirani na postizanje zajedničkog cilja..

reference

1. Bass, Brian (s / f). Dužnosti administratora. Preuzeto s: smallbusiness.chron.com
2. Butler, Samuel (s / f). Funkcije poslovnog administratora. Preuzeto s: selvv.com
3. Gestiopolis (2001). Što je administrator? Što on radi? Vaš profil i vještine. Preuzeto s: gestiopolis.com
4. Kirtland (2014). Opće dužnosti i odgovornosti administratora. Preuzeto s: kirtland.edu
5. López, Ángel (2015). Funkcije administratora. Preuzeto s: angelfire.com
6. Rivero M (s / f). Poslovni administrator Preuzeto s: webyempresas.com.
7. Ujedinjeno Kraljevstvo (2013.). Dužnosti administratora. Preuzeto s: insolvencydirect.bis.gov.uk