7 funkcija glavnog administrativnog pomoćnika

funkcije administrativnog pomoćnika oni su zadaci pomoći i pratnje uobičajenim aktivnostima koje tvrtka razvija. Stoga su oni temeljni za učinkovito djelovanje istog.

Ove aktivnosti su obično promjenjive ovisno o području poslovanja tvrtke u kojoj rade. Na primjer, u specijaliziranim uredima kao što su odvjetničke tvrtke, polaznici obično imaju specifičnu obuku za obavljanje određenih aktivnosti.

Međutim, postoje funkcije zajedničke svim područjima koja se obično vrte oko distribucije i administriranja informacija unutar ureda. To uključuje upravljanje dokumentima, arhivima i organizaciju događaja.

Ali ove aktivnosti mogu postati mnogo šire. Ponekad se administrativni pomoćnici također bave obradom računovodstvenih informacija i čak jamče funkcioniranje tehnoloških resursa tvrtke.

7 glavnih funkcija administrativnog pomoćnika

1 - Upravljanje dokumentima

Jedna od glavnih funkcija administrativnog pomoćnika je pomoći članovima ureda u upravljanju dokumentima i datotekama.

Obično se taj zadatak odnosi na pohranu, organizaciju i administraciju datoteka.

Međutim, u određenim prilikama možda ćete također morati pisati, uređivati ​​i pregledavati dokumente.

U nekim tvrtkama čak se od njih traži da uzmu diktat pisama ili bilješki i bilježe zapisnike sa sastanaka koji se održavaju.

U nekim slučajevima, primjerice kada se radi o odvjetničkom društvu, potrebna je specijalizirana obuka za ispunjavanje tih funkcija: administrativni asistent mora razumjeti terminologiju i pravne postupke.

S druge strane, administrativni pomoćnici koji rade na području medicine trebaju različita znanja. Oni moraju imati potrebnu obuku za rad s pacijentima i čitanje medicinskih izvješća.

2. Planiranje događaja

Za planiranje uredskih događaja obično su odgovorni i administrativni pomoćnici. Veličina ove odgovornosti može biti varijabilna prema veličini tvrtke.

Događaj može biti samo sastanak ili poslovni ručak, ali može biti i kongres ili veća poslovna zabava.

U oba slučaja, pomoćnik mora upravljati svim kriterijima koji se odnose na događaj.

To uključuje kontaktiranje dobavljača, rezervacije, odabir izbornika i uređenje. Ali to uključuje i kontaktiranje, pozivanje i potvrđivanje sudionika, govornika i govornika u slučaju da je to potrebno.

3 - Face-to-face pozornost na korisnike i posjetitelje

Pažnja korisnicima obično je jedan od najčešćih zadataka administrativnih pomoćnika. Publika kojoj je pozornost usmjerena uvijek ovisi o veličini tvrtke i njezinoj poslovnoj orijentaciji.

U slučaju malih poduzeća koja izravno služe javnosti, moguće je da administrativni pomoćnik primi klijente.

Kada se to dogodi, njihov rad je usmjeren na njihovo usmjeravanje i pomoć tijekom boravka u objektima tvrtke.

U većim tvrtkama administrativni pomoćnik mora prisustvovati drugim posjetiteljima kao partnerima ili velikim dobavljačima.

U tom slučaju, njihova će misija biti usmjeravati ih u ispunjavanju dnevnog reda i sastanaka s menadžmentom ili drugim područjima tvrtke.

4. Telefon i virtualna pomoć

Telefonska i virtualna pažnja uključena je u kategoriju korisničke pomoći. U slučaju telefonske pomoći uključena je orijentacija klijenata i partnera, kao i organizacija i upravljanje dnevnim redovima.

Kada je u pitanju virtualna pažnja, zadaci ovise o kanalima koje tvrtka nudi za usluge kupcima ili upravljanje informacijama.

U nekim slučajevima radi se o upravljanju e-poštom, odgovaranju, prosljeđivanju ili arhiviranju poruka prema potrebi.

U drugim slučajevima, kada su virtualni komunikacijski kanali raznovrsniji, mogu se uključiti i drugi zadaci, kao što je pažnja javnosti putem chat sustava ili čak i odgovaranje na pitanja putem društvenih mreža tvrtke..

U velikim je poduzećima uobičajeno da postoji osoblje koje je posebno usmjereno na pozornost ovih komunikacijskih kanala. Kada su tvrtke male, taj je zadatak obično prepušten administrativnim pomoćnicima.

5 - Upravljanje dnevnim redovima

Upravljanje dnevnim redovima obično je jedan od najvažnijih zadataka administrativnih pomoćnika.

Ta odgovornost uključuje primanje zahtjeva za sastanke i sastanke putem telefona, osobno ili putem interneta te ih organizirati u dnevni red prema definiranim kriterijima.

Također uključuje raspoređivanje sastanaka unutar i izvan tvrtke, radni ručak i poslovna putovanja.

U tim posljednjim slučajevima, asistent je također dužan rezervirati letove, hotele, restorane ili sobe za sastanke prema potrebi..

6- Računovodstvo

Ponekad su administrativni pomoćnici odgovorni za praćenje i evidentiranje troškova koji se javljaju unutar tvrtke. Te dužnosti mogu biti jednostavne, kao što je bilježenje određenih troškova u proračunskoj tablici.

U nekim slučajevima, asistent je zamoljen za obuku za razvoj složenijih zadataka. Na primjer, vaše odgovornosti mogu uključivati ​​predstavljanje računovodstvenih izvješća upravi.

To obično ovisi o veličini tvrtke. Velika tvrtka obično ima više specijaliziranih uloga; u tim računovodstvenim informacijama upravlja osoba koja je zaposlena u tu svrhu.

Međutim, jedna od temeljnih vještina za svakog administrativnog pomoćnika je domena uredskog računovodstvenog softvera, kao što je Microsoft Excel.

7 - Tehnološko upravljanje

Upravljanje tehnološkim resursima također je dio funkcija administrativnih pomoćnika. U tom smislu, njegova je odgovornost jamčiti da svi potrebni alati za rad tvrtke djeluju dobro.

To uključuje, između ostalog, izradu sigurnosnih kopija informacija sadržanih u računalnoj opremi i antivirusnom ažuriranju.

S druge strane, uključuje administraciju opreme kao što su projektori i prijenosna računala.

Ona također uključuje pregled i održavanje opreme potrebne za normalan razvoj aktivnosti koje su pod njihovom odgovornošću.

To ne znači da administrativni asistent treba imati tehničko znanje. Njezin rad se posebno sastoji u zapošljavanju tehničkog osoblja koje redovito obavlja održavanje opreme kako bi se izbjegli zastoji.

reference

1. Bucky, J. (2017). Dužnosti zaposlenika izvršnih tajnika i administrativnih pomoćnika. Preuzeto s: thebalance.com
2. Graditelj karijera (2016). Raditi kao administrativni pomoćnik - odličan izbor za opće stručnjake. Preuzeto s: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Što medicinski administrativni asistent radi? Dobavljeno iz: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Dužnosti administrativnog pomoćnika. Preuzeto s: study.com