Faze, ciljevi, koristi i primjeri upravljanja projektima

upravljanje projektima je pridržavati se pokretanja, planiranja, izvršenja, kontrole i zatvaranja rada tima kako bi se zadovoljili konkretni razlozi uspjeha i postigli određeni ciljevi u određeno vrijeme. Stoga je primjena vještina, tehnika, znanja i alata u programskim aktivnostima koje zadovoljavaju zahtjeve projekta.

Projekt je privremeni posao osmišljen da generira jedinstveni rezultat, uslugu ili proizvod, s definiranim početkom i završetkom, koji se poduzima kako bi se postigli izvanredni ciljevi i ciljevi, da se općenito postigne dodana vrijednost ili korisna promjena.

Privremena kvaliteta projekata ne slaže se s rutinskim poslovanjem tvrtke, koje su jednostavne iterativne, polutrajne ili stalne aktivnosti, za proizvodnju usluga ili proizvoda.

Nedostatak procesa za upravljanje projektima može rezultirati izgubljenim vremenom, gubitkom novca i lošom izvedbom.

indeks

• 1 Snažan alat
• 2 faze
  • 2.1 Inicijacija
  • 2.2 Planiranje
  • 2.3 Izvršenje
  • 2.4 Projektna dokumentacija
  • 2.5 Nadzor i kontrola
  • 2.6 Zatvaranje
• 3 Ciljevi
  • 3.1 Uspješno razvijati faze projekta
  • 3.2 Učinkovito komuniciranje
  • 3.3 Postići glavni cilj projekta
  • 3.4 Izraditi projekt koji slijedi ciljeve klijenta
• 4 Prednosti
  • 4.1 Veća učinkovitost u pružanju usluga
  • 4.2 Zadovoljstvo kupaca
  • 4.3 Veća učinkovitost u pružanju usluga
  • 4.4 Poboljšava rast i razvoj unutar tima
  • 4.5 Veća fleksibilnost
  • 4.6 Povećanje procjene rizika
• 5 Primjeri
  • 5.1 American Airlines
  • 5.2 Royal Bank
• 6 Reference

Moćan alat

Upravljanje projektima je snažan poslovni alat koji može ponuditi mnoge prednosti tvrtkama svih veličina. Pruža procese, smjernice i ponovljive tehnike koje pomažu u upravljanju ljudima i radu uključenim u projekte.

To može povećati šanse za uspjeh i pomoći u dosljednom, učinkovitom, pravovremenom i proračunskom ostvarenju projekata.

Provođenjem osnovnih strategija upravljanja projektima postići će se željeni ciljevi i ti ciljevi će se postići u određenom vremenskom i troškovnom području..

Krajnji rezultat je da će svi pobijediti, što bi moglo biti najbolja prednost za upravljanje projektima.

faze

iniciranje

Faza inicijacije određuje prirodu i opseg projekta. Morate razumjeti poslovno okruženje i također osigurati da su potrebne kontrole uključene u projekt.

Dokumenti za pokretanje projekta su niz podnesaka koji se koriste za izradu propisa za vrijeme trajanja projekta. To uključuje:

- Prijedlog projekta: ideja projekta, opći cilj, trajanje.

- Opseg projekta: usmjeravanje i praćenje projekta.

- Razvrstana struktura rada: opseg posla koji treba obaviti, do dnevnih zadataka.

- Matrica dodjeljivanja odgovornosti: uloge i odgovornosti usklađene s rezultatima.

- Analiza poslovnih potreba i zahtjeva prema mjerljivim ciljevima.

- Pregled trenutnog poslovanja.

- Povelja projekta, uključujući troškove, zadatke, rezultate i vremenske rokove.

planiranje

Glavni je cilj na odgovarajući način planirati vrijeme, troškove i resurse za procjenu potrebnog rada i na taj način učinkovito upravljati rizikom tijekom provedbe projekta. Sastoji se od određivanja metodologije za praćenje provedbe projekata.

- Identificirajte rezultate i stvorite slomljene radne strukture.

- Identificirajte aktivnosti potrebne za dovršenje tih rezultata i na taj način povežite te aktivnosti s logičkim slijedom.

- Procijenite potreban resurs za aktivnosti.

- Procijenite vrijeme i troškove aktivnosti.

- Izrada rasporeda i proračuna.

- Planiranje rizika.

- Dobiti formalno odobrenje za početak rada.

izvršenje

Tijekom izvršenja morate znati koji su planirani rokovi koji se moraju izvršiti. Faza izvršenja jamči da se u skladu s time izrađuju rezultati plana upravljanja projektom.

Ova faza uključuje raspodjelu, koordinaciju i odgovarajuće upravljanje ljudskim resursima i bilo kojim drugim resursima, kao što su materijali i budžeti. Rezultat ove faze su rezultati projekta.

Projektna dokumentacija

Kako bi se održao proračun, opseg, djelotvornost i brzina, projekt mora imati fizičke dokumente koji se odnose na svaki pojedini zadatak.

Uz ispravnu dokumentaciju, lako je vidjeti ispunjavaju li se zahtjevi projekta ili ne. Dokumentacija pruža informacije o tome što je već dovršeno za taj projekt.

Ako se to učini ispravno, dokumentacija može biti okosnica uspjeha projekta.

Praćenje i kontrola

Sastoji se od procesa koji se provode radi praćenja izvršenja projekta, kako bi se pravodobno identificirali potencijalni problemi i kada se po potrebi mogu poduzeti korektivne mjere za kontrolu izvršenja projekta..

Provedba projekta se promatra i mjeri kako bi se identificirale varijacije u planu upravljanja projektom.

Također pruža povratne informacije između različitih faza projekta, kako bi se provele preventivne ili korektivne radnje u skladu s planom upravljanja projektom.

zatvaranje

Sadrži formalni završetak projekta i njegovo prihvaćanje. Administrativne aktivnosti uključuju dokumentiranje naučenih lekcija. Sastoji se od finaliziranja svih aktivnosti čitavog niza procesa za formalno zatvaranje projekta.

Pregled nakon izvršenja također je uključen u ovu fazu. Ovo je vitalna faza za projektni tim da uči iz iskustava i primijeni ga u budućim projektima.

Ono što je dobro funkcioniralo treba promatrati u projektu, a stvari koje nisu funkcionirale treba analizirati kako bi se proizvele naučene lekcije.

ciljevi

Cilj upravljanja projektima je provođenje temeljitog projekta koji zadovoljava ciljeve klijenta.

Uspješno razvijati faze projekta

Projekt, bez obzira na njegovu veličinu, općenito uključuje pet različitih faza jednake važnosti: pokretanje, planiranje, izvršenje, nadzor i kontrola, zatvaranje.

Razvoj i izvođenje bez problema i bez prekida svih prethodnih faza jamče uspjeh projekta.

Komunicirajte učinkovito

Uvijek treba imati na umu da uspjeh ili neuspjeh projekta u velikoj mjeri ovisi o timskom radu. Stoga je ključ uspjeha uvijek suradnja.

U tu svrhu od velike je važnosti uspostavljanje dobre komunikacije. S jedne strane, informacije moraju biti artikulirane na jasan i cjelovit način, tako da ih svatko u potpunosti razumije. S druge strane, morate imati sposobnost slušanja i primanja konstruktivnih komentara.

Postići glavni cilj projekta

Glavni cilj projekta mora biti dovršen u predviđenom vremenu, uz očekivanu kvalitetu i unutar razmatranog proračuna.

Optimiziranje dodijeljenih potrebnih inputa i njihova primjena kako bi se ispunili unaprijed zadani ciljevi projekta je pitanje u kojem uvijek postoji prostor za poboljšanje.

Svi procesi i postupci mogu se reformirati i ažurirati kako bi se poboljšala održivost projekta i usmjerilo tim kroz proces strateške promjene..

Izradite projekt koji slijedi klijentove ciljeve

To bi moglo značiti da se vizija klijenta treba rješavati i reformirati, ili pregovarati s njima u odnosu na ciljeve projekta, kako bi ih se pretvorilo u ostvarive ciljeve..

Zadovoljavanje očekivanja kupaca i njihovo zadovoljstvo ne samo da dovodi do uspješne suradnje, što može pomoći u eliminiranju iznenađenja tijekom provedbe projekta, ali i jamči održivost u budućnosti.

prednosti

Glavna prednost upravljanja projektima je u tome što učinkovito upravlja projektima. To omogućuje brže rješavanje problema.

Veća učinkovitost u pružanju usluga

Upravljanje projektom pruža putokaz koji se lako slijedi i dovodi do završetka projekta. Nakon što znate gdje izbjeći rupe, logično je misliti da ćete raditi pametnije i učinkovitije.

Zadovoljstvo kupaca

Kad god se projekt završi na vrijeme i ispod proračuna, klijent ostaje sretan. A sretan klijent je netko tko će ponovno pogledati.

Inteligentno upravljanje projektima pruža alate koji omogućuju nastavak odnosa klijent / administrator.

Veća učinkovitost u pružanju usluga

Iste strategije koje su omogućile uspješan završetak projekta također će služiti mnogo puta za druge projekte.

Poboljšava rast i razvoj unutar tima

Pozitivni rezultati ne samo da stvaraju poštovanje, već često inspiriraju projektni tim da nastavi tražiti načine za učinkovitije djelovanje.

Veća fleksibilnost

Možda je jedna od najvećih prednosti upravljanja projektom to što omogućuje fleksibilnost. Sigurna administracija projekta omogućuje praćenje strategije koju želite provesti kako bi projekt bio završen.

Međutim, ljepota takve organizacije je da, ako otkrijete inteligentniji put koji možete poduzeti, možete ga uzeti. Za mnoga mala i srednja poduzeća samo je to vrijedno cijene prijema.

Povećana procjena rizika

Kada su svi igrači poravnat i strategija je na mjestu, potencijalni rizici za slap.

Upravljanje projektom osigurava crvenu zastavu u pravo vrijeme: prije početka rada na završetku projekta.

Primjeri

American Airlines

Spajanje American Airlinesa s tvrtkom US Airways stvorilo je preklapanje u tehnologiji i programima. Znali su da proračunske tablice nisu dovoljne za upravljanje složenim resursima i projektima.

Kako bi dobili uvid u šire podjele i globalne prioritete, počeli su koristiti upravljanje projektima za ulazak osoblja, upravljanje resursima i planiranje kapaciteta..

Kao rezultat toga, zrakoplovna tvrtka je od kapitalizacije rada prešla s 10% na 20%. To je jednako neto pozitivnom učinku od nekoliko milijuna dolara u njegovoj bilanci.

Sada imaju pristup pouzdanijih i boljih podataka za donošenje kritičnih odluka o projektima i resursima.

Royal Bank

Kraljevska banka Škotske trebala je provoditi dosljedne i pouzdane podatke kako bi donijela financijske i resursne odluke. Stoga su odabrali upravljanje projektima kako bi pojačali ovu dosljednost. Tako su uklonili 35 naslijeđenih sustava, više od 50 alata koje su razvili korisnici i stotine proračunskih tablica.

S podacima u različitim formatima i stotinama projekata kojima upravljaju različiti sustavi, željeli su kontrolirati svoje podatke kako bi jasnije vidjeli njihov ukupni portfelj klijenata.

U dvanaest mjeseci mogli su ispuniti svoj poslovni slučaj i ostvariti povrat ulaganja. Usput su poboljšali transparentnost i smanjili troškove u svakoj poslovnoj jedinici.

reference

1. Wikipedija, slobodna enciklopedija (2019.). Upravljanje projektima Preuzeto s: en.wikipedia.org.
2. Institut za upravljanje projektima (2019.). Što je upravljanje projektima? Preuzeto s: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Koji su ciljevi upravljanja projektima? Preuzeto s: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Prednosti upravljanja projektima. Preuzeto iz: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). 10 najboljih prednosti upravljanja projektima. Bright Hub Project Management. Preuzeto iz: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018.). 5 Primjeri uspješnog upravljanja projektima u stvarnom svijetu. Blog o planiranju Preuzeto s: blog.planview.com.