Reinženjering tipskih procesa, modela, faza i primjera



reinženjering procesa je strategija poslovnog upravljanja koja se fokusira na analizu tijeka rada i poslovnih procesa organizacije, kako bi se postigla značajna poboljšanja u izvedbi, produktivnosti i kvaliteti.

To je praksa ponovnog promišljanja i preoblikovanja načina na koji se posao obavlja, kako bi se bolje podržala misija organizacije i smanjili troškovi. Poslovni se proces odnosi na skup zadataka ili međusobno povezanih aktivnosti koje se provode radi postizanja određenog rezultata.

Počinje vrednovanjem misije, strateških ciljeva i potreba klijenata na visokoj razini. Postavljaju se temeljna pitanja, kao što su: Trebate li redefinirati misiju? Jesu li strateški ciljevi usklađeni s misijom? Tko su kupci?

Tvrtka može smatrati da posluje pod upitnim pretpostavkama, osobito u smislu potreba i želja svojih kupaca. Tek nakon što organizacija ponovno razmisli o tome što bi trebala raditi, odlučuje kako će to učiniti bolje.

indeks

  • 1 Fokusirajte se na procese
  • 2 Vrste
    • 2.1 Reinženjering za poboljšanje troškova
    • 2.2 Preoblikovanje kako bi bio konkurentniji
    • 2.3 Re-inženjering za radikalnu točku inovacije
  • 3 Modeli
    • 3.1 ADKAR model
    • 3.2 Model prijelaza mostova
  • 4 faze
    • 4.1 Utvrditi i priopćiti potrebu za promjenom
    • 4.2 Prikupiti tim stručnjaka
    • 4.3 Pronalaženje neučinkovitih procesa i definiranje ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI)
    • 4.4 Redizajnirajte procese i usporedite KPI
  • 5 Primjeri
    • 5.1 Ford Motors
    • 5.2 Taco Bell
  • 6 Prednosti i nedostaci
    • 6.1 - Prednosti
    • 6.2 -Disadvantages
  • 7 Reference

Usredotočite se na procese

U okviru temeljne procjene misije i ciljeva, reinženjering se fokusira na procese organizacije, korake i postupke koji upravljaju načinom na koji se resursi koriste za stvaranje proizvoda i usluga koje zadovoljavaju potrebe kupaca. ili posebno tržišta.

Reinženjering identificira, analizira i ponovno dizajnira osnovne poslovne procese organizacije s ciljem postizanja dramatičnih poboljšanja u kritičnim mjerama izvedbe, kao što su troškovi, kvaliteta, usluga i brzina.

Smatra se da informacijska tehnologija djeluje kao posrednik u stvaranju novih oblika organizacije i suradnje, umjesto da podržava postojeće poslovne funkcije.

Reinženjering procesa potječe iz različitih disciplina, a mogu se identificirati četiri glavna područja, koja su podložna promjenama: organizacija, tehnologija, strategija i ljudi. Vizija procesa koristi se kao zajednički okvir za razmatranje ovih područja.

vrsta

Postoje tri različite vrste reinženjeringa procesa koje svaka tvrtka može započeti:

Reinženjering za poboljšanje troškova

Ova vrsta reinženjeringa može dovesti tvrtku do izvanrednih smanjenja troškova procesa koji nisu fundamentalni, bilo radikalno mijenjajući te procese, ili ih čak potpuno uklanjajući..

Ona daleko nadilazi ono što se može postići uobičajenim nastojanjima da se smanje troškovi.

Reinženjering kako bi bio konkurentniji

Naporima ove vrste reinženjeringa nastoji se produbiti unutar glavnih procesa koji se stvaraju u poslovanju.

Namjera je da postane najbolja takve vrste, na svjetskoj razini, uz postizanje konkurentske ekvivalencije s tvrtkama koje su u prošlosti postavljale pravila i uspostavile industrijske standarde..

Reinženjering za radikalnu točku inovacije

Ova vrsta reinženjeringa nastoji locirati i napraviti radikalne točke inovacije, promijeniti postojeća pravila i uspostaviti novu definiciju najboljih u klasi za sve tvrtke koje pokušavaju postati..

modeli

Model ADKAR

Model se usredotočuje na element promjene ljudi, posebno na to kako osigurati da zaposlenici uključeni podržavaju i vjeruju u promjenu.

Nakon što se to učini, model se nastoji osvrnuti na poslovnu dimenziju, fokusirajući se na utvrđivanje potrebe za promjenom, ciljeve koji se moraju ispuniti, način na koji će postići te ciljeve i vremensku skalu u kojoj će biti ispunjeni..

I poslovna i osobna dimenzija moraju se marljivo pobrinuti za provedbu uspješne strategije promjene. Postoji pet ključnih koraka kako bi se osigurala podrška zaposlenicima.

svijest

Zaposlenici trebaju biti svjesni što se točno događa i zašto je potrebno. Ako zaposlenici nisu svjesni tih stvari, mogu izgubiti motivaciju i smjer unutar strategije.

Uprava ima ključnu ulogu kako bi osigurala da su zaposlenici potpuno svjesni svakog elementa procesa promjene.

želim

Podrška strategije promjene mora prirodno doći od zaposlenika. Umjesto prisiljavanja promjena na zaposlenike, njihovo uključivanje u viziju i razvoj projekta osigurat će njihovu potporu za konačni rezultat.

znanje

Reinženjering će vjerojatno donijeti promjenu u rutini i vještinama zaposlenika, kao i opću promjenu u organizaciji.

Iz tog razloga, zaposlenici moraju dobiti punu potporu kako bi stekli i razvili te vještine.

vještina

To se znanje mora razviti, ali može se dogoditi samo ako pojedinci imaju potrebnu sposobnost.

potpora

Proces promjene i nagrade za pojedince koji mijenjaju svoje metode trebali bi biti ojačani nakon što je došlo do promjene. To osigurava da se zaposlenici odupiru iskušenju da se vrate u stare navike.

Model prijelaza mostova

Glavna snaga modela je u tome što se usredotočuje na tranziciju, a ne na promjenu. Razlika između njih je suptilna, ali važna.

Promjena je nešto što se događa ljudima, čak i ako se s njom ne slažu. S druge strane, tranzicija je ono što se događa u svijesti ljudi dok prolaze kroz promjenu.

Promjena se može dogoditi vrlo brzo, a prijelaz se obično odvija sporije.

Model naglašava tri faze tranzicije kroz koje ljudi prolaze kroz promjenu. To su:

- Prestanak, gubitak i otpuštanje.

- Neutralna zona.

- Novi početak.

Mostovi kažu da ljudi prolaze kroz svaku etapu vlastitim tempom. Na primjer, oni koji su zadovoljni promjenom vjerojatno će se brzo preseliti u treću fazu, dok će ostali ostati u prvoj ili drugoj fazi.

faze

Reinženjering poslovnih procesa nije lak zadatak. Osim ako uspješno završite svaku od faza, pokušaji promjene možda neće uspjeti.

Identificirati i priopćiti potrebu za promjenom

Istraga se mora obaviti. Koji procesi možda ne funkcioniraju? Je li konkurencija u nekim aspektima bolja ili lošija od tvrtke?

Nakon svih informacija, potrebno je izraditi vrlo cjelovit plan, uz sudjelovanje čelnika različitih odjela.

Uprava će morati igrati ulogu prodavatelja. Trebala bi prenijeti veliku viziju promjene i pokazati kako će ona pozitivno utjecati čak i na najniže ocijenjene zaposlenike.

Okupite tim stručnjaka

Kao i kod bilo kojeg drugog projekta, proces reinženjeringa zahtijeva tim visoko obučenih i motiviranih ljudi koji će provesti potrebne korake. U većini slučajeva tim se sastoji od:

Viši menadžer

Kada se radi o velikoj promjeni, potreban vam je nadzor osobe koja može donositi odluke i koga izravno kontaktirati.

Upravitelj operacija

Trebat će vam netko tko poznaje komplikacije tog procesa. Tamo intervenira menadžer poslovanja, jer je radio s procesima i bio u mogućnosti doprinijeti svojim ogromnim znanjem.

Stručnjaci za reinženjering

Bit će potrebni pravi inženjeri. Procesi reinženjeringa mogu zahtijevati iskustvo u nekoliko različitih područja, od IT-a do proizvodnje.

Pronađite neučinkovite procese i definirajte ključne pokazatelje uspješnosti (KPI)

Moraju se definirati ispravni KPI-ovi. KPI obično variraju u skladu s procesom koji se optimizira.

Zatim se procesi trebaju slijediti pojedinačno. Najlakši način da to učinite jest mapiranje poslovnih procesa.

Mnogo je lakše ako ste sve pisali korak po korak. Tamo je operativni menadžer koristan, jer olakšava definiranje i analizu procesa.

Najosnovniji način rada s procesima je kroz dijagrame toka. Uzmite olovku i papir i zapisujte procese korak po korak.

Ako imate više znanja o tehnologiji, korištenje softvera za analizu procesa može sve učiniti mnogo lakšim.

Redizajnirajte procese i usporedite KPI

Kada dođete do ove točke, nema mnogo toga za dodati. Ono što sada trebamo učiniti jest nastaviti teorije u praksi i vidjeti kako se KPI održavaju.

Ako KPI-ovi pokažu da novo rješenje funkcionira bolje, možete početi polako mjenjati rješenje, stavljajući ga u akciju u sve većem broju procesa tvrtke.

Primjeri

Ford Motors

Osamdesetih godina prošlog stoljeća, američka auto industrija je prolazila kroz recesiju. Nastojeći smanjiti troškove, Ford je odlučio detaljno analizirati poslovne procese nekih svojih odjela, pokušavajući pronaći neučinkovite procese.

Primijetili su da je više od 500 ljudi radilo u računovodstvu. Za usporedbu, oko 100 ljudi radilo je u istom odjelu u svojoj konkurenciji Mazda.

Iako je Ford bio veća tvrtka, postavljen je mjerljiv cilj, a to je smanjenje broja zaposlenih u tom odjelu na samo 200 osoba.

Pokrenuli su inicijativu za reinženjering procesa kako bi saznali zašto odjel ima toliko osoblja. Analizirali su trenutni sustav i otkrili da radi na sljedeći način:

- Kada je odjel za nabavu napisao narudžbenicu, poslao je kopiju u odjel za plaćanje računa.

- Zatim je odjel za kontrolu materijala zaprimio robu i poslao primjerak dokumenta koji se odnosi na dugovanja.

- Istodobno je dobavljač poslao potvrdu za robu isporučenu na račune.

Potpuno novi proces

Zaposlenik koji je platio račun morao je povezati tri narudžbe, a kada ih je upario, on je izdao uplatu ručno. Taj je proces zahtijevao puno rada u odjelu.

Umjesto manjih promjena, Ford je razvio potpuno novi proces. Informacijska tehnologija igrala je važnu ulogu u ovom novom procesu.

Razvili su bazu podataka na koju je poslana obavijest kada je odjel za nabavu poslao narudžbu.

Kada su materijali isporučeni, zaposlenik skladišta ih je unio u računalo. Na taj način mogao je odmah provjeriti jesu li isporučeni materijali u redu, kako bi se automatski platili nakon toga.

Na taj je način u potpunosti eliminirano da zaposlenici koji plaćaju obveze nastoje uskladiti narudžbe, smanjujući broj administrativnih zaposlenika za 75%..

Taco Bell

Taco Bell je obnovio svoje poslovanje, fokusirajući se više na aspekt usluge i centralizirajući svoje proizvodno područje.

Stvaranjem programa K-Minus, ispred restorana su pripremali meso, kukuruz, grah, zelenu salatu, sir i rajčice za svoje restorane. U restoranima su samo oni pripremljeni sastojci bili skupljeni kada ih je klijent zatražio.

Neki od uspjeha ovog novog načina rada bili su veća motivacija zaposlenika, bolja kontrola kvalitete, manje nezgoda, veća ušteda i više vremena za fokusiranje na usluge korisnicima..

Prednosti i nedostaci

-korist

Smanjite troškove i vrijeme ciklusa

Reinženjering procesa smanjuje troškove i vrijeme ciklusa eliminirajući neproduktivne aktivnosti i zaposlenike koji ih obavljaju.

Reorganizacija tima smanjuje potrebu za različitim razinama uprave, ubrzava protok informacija, eliminira pogreške i ponavljanje posla uzrokovano višestrukim prijenosima.

Poboljšajte kvalitetu

Reinženjering procesa poboljšava kvalitetu smanjenjem fragmentacije posla i uspostavljanjem jasnog vlasništva nad procesima.

Radnici preuzimaju odgovornost za svoju proizvodnju i mogu mjeriti svoj učinak na temelju brze povratne informacije.

Povećajte produktivnost

Cilj reinženjeringa procesa je modernizirati zastarjele procese i često proizvesti rezultate koji štede vrijeme. Na primjer, organizacija može otkriti da određeni proces mogu obaviti dva zaposlenika umjesto četiri.

Orijentacija klijenta

Promjenom orijentacije zadatka na orijentaciju procesa, fokus se stavlja na klijenta. To ima prednost u tome što se svi irelevantni procesi brzo pomiču u prvi plan, nakon čega se mogu lako izbrisati ili modificirati.

Poboljšajte konkurentnost

Obično se promjene koje je napravila organizacija postupno primjećuju. Međutim, kako bi se održala konkurentnost i zadovoljile potrebe klijenta, potrebno je poduzeti odgovarajuće mjere.

S procesom reinženjeringa radikalne se promjene provode u relativno kratkom razdoblju.

-nedostaci

Prilagodba osoblja

Neki se radnici možda neće prilagoditi promjenama, a novi dodijeljeni menadžeri mogu se osjećati preplavljeni. Ostali radnici će zastarjeti ako je njihova glavna funkcija eliminirana kao dio procesa pregleda.

Ako zaposlenik u ponedjeljak ujutro čuje da je kompletan opis njegova rada promijenjen, to se može činiti uznemirujućim.

Zato je vrlo važno da se promjene koje se provode dobro prenesu zaposleniku.

Zahtijeva ulaganja

Obnova procesa obično zahtijeva ulaganje, posebno u tehnologiji. Zastarjele metode, kao što je ručno izvršavanje zadatka, zamjenjuju se računalnim programima.

Programi poboljšavaju učinkovitost i smanjuju pogreške, ali tvrtka mora ulagati u softver i obuku, što je skupa opcija za tvrtke koje žele odmah smanjiti troškove.

reference

  1. Wikipedija, slobodna enciklopedija (2019.). Reinženjering poslovnih procesa. Preuzeto s: en.wikipedia.org.
  2. Sonia Pearson (2019.). Reinženjering poslovnih procesa (BPR): definicija, koraci, primjeri. Tallyfy. Preuzeto s: tallyfy.com.
  3. Janse (2018). Reinženjering poslovnih procesa (BPR). AlatiHero: Preuzeto s: toolshero.com.
  4. Katayoun Atefi (1997.). Formalni modeli reinženjeringa poslovnih procesa za validaciju dizajna i dizajna. Preuzeto s: eil.utoronto.ca.
  5. Pametan ISM (2019.). Učinite vaše poslovanje konkurentnijim s reinženjeringom poslovnih procesa (BPR). Preuzeto iz: cleverism.com.
  6. Poslovna organizacija (2017). Vrste preinake Preuzeto iz: organizacionempresa.xyz.
  7. Poslovni žargoni (2019.). Reinženjering poslovnih procesa. Preuzeto s: businessjargons.com.
  8. Anna Assad (2017.). Nedostaci i prednosti BPR-a. Bizfluent. Preuzeto s: bizfluent.com.