Karakteristike pisane komunikacije, vrste, elementi, prednosti



pisana komunikacija to je bilo koja vrsta interakcije koja koristi pisani kod. Iako se temelji na istom jezičnom sustavu usmenosti, njegova su svojstva različita. Tako je, za razliku od drugih, pisani oblik potpuno konvencionalan. To mora slijediti obrasce definirane u skladu s pravilima koje određuje jezik.

S druge strane, pisana komunikacija je najčešći oblik formalne komunikacije između ljudi i obavlja različite društvene funkcije. Među njegovim upotrebama, vrlo se često koristi za dokumentiranje različitih vrsta događaja i za provođenje interpersonalnih interakcija.

Osim toga, još jedna od njegovih najvažnijih značajki je da ne zahtijeva prisutnost pošiljatelja i primatelja u istom prostoru i vremenu. Stoga se poruka prima u odgođenom obliku, a interakcija pisca (pošiljatelja) i čitatelja (primatelja) je vrlo ograničena.

S druge strane, pisana komunikacija je u biti kreativna aktivnost koja zahtijeva svjesni napor. Ovaj napor dolazi od podražaja koje proizvodi um.

U tome se razlikuje od oralne, gdje se prikupljaju izvana senzornim receptorima. Pisani, s druge strane, dolaze iz unutarnje intelektualne aktivnosti.

indeks

  • 1 Značajke
    • 1.1 Odgođeni prijem poruke
    • 1.2 Ograničeni ciklusi
    • 1.3 Malo prostora za redundanciju
    • 1.4 Prethodno planiranje
  • 2 Vrste
    • 2.1 Memorandumi
    • 2.2 Izvješća
    • 2.3 Brošure
    • 2.4 E-pošta
    • 2.5 Prijedlozi
    • 2.6 Slova
    • 2.7 Telegrami
    • 2.8 Faksovi
  • 3 Elementi pisane komunikacije
  • 4 Prednosti
    • 4.1 Trajanje u vremenu
    • 4.2 Upravljački mehanizam
    • 4.3 Čuvanje
    • 4.4 Viša reflektivna razina
    • 4.5 Manja mogućnost izobličenja i interpretacije
  • 5 Nedostaci
    • 5.1 Troškovi
    • 5.2 Sposobnost za učinkovito razumijevanje
    • 5.3 Povratne informacije
    • 5.4 Teškoća u izražavanju emocionalnosti  
    • 5.5 Odgođeni ili neizvjesni račun
    • 5.6 Nedostatak fleksibilnosti
  • 6 Reference

značajke

Odgođeno primanje poruke

Jedna od karakteristika pisane komunikacije odnosi se na vremenski faktor. U komunikacijskoj situaciji licem u lice, kodirane poruke pošiljatelja se primaju trenutačno od strane primatelja.

No, u pisanoj komunikaciji uvijek postoji odgoda. Općenito, ne postoji određeno vremensko ograničenje za ovo kašnjenje.

Ograničeni ciklusi

Komunikacijski ciklus obuhvaća četiri osnovna elementa komunikacije: pošiljatelj, poruka zajedno s komunikacijskim kanalom, prijemnik i odgovor ili reakcija. Kako se primanje poruke događa u odgođenom vremenu, ciklus pisane komunikacije je ograničeniji.

Međutim, zbog novog napretka u komunikaciji i informiranju, mnogi kanali dopuštaju da se posljednji korak u ciklusu (povratna informacija ili odgovor) dovrši gotovo u isto vrijeme kao iu komunikaciji licem u lice. Primjer za to su usluge razmjene izravnih poruka.

Malo prostora za redundanciju

Pisani zapis ograničava mogućnost viška radnika. U usmenoj komunikaciji geste i paraverbalni elementi - kao što je intonacija - podržavaju verbalni jezik.

To nije slučaj u pisanoj komunikaciji. Stoga je razina potražnje veća, što tjera izdavatelja na korištenje riječi s većom preciznošću.

Zapravo, pisana komunikacija ima visoku društvenu vrijednost. Ova se procjena smanjuje s ponavljanjem riječi i uporabom istih sintaktičkih obrazaca. Ovdje prevladava originalnost, pa čak i formalna inovacija.

Prethodno planiranje

Općenito, pisana komunikacija nije improvizirani čin. Često se ispisuje niz uvjeta ili zahtjeva. Među njima, ako se traži učinkovita komunikacija, nužno je biti jasan sadržaj poruke kao cjeline i njezina unutarnja artikulacija..

Za to, izdavatelj mora imati shemu organizacije teksta. Kako tekst napreduje, svi elementi poruke su spojeni dok se ne pojave prikladne ideje sa značenjem.  

vrsta

Što se tiče tipova pisane komunikacije, postoji više i više različitih područja ljudskog djelovanja. Na taj način, svaki put kada neki (telegrami) nestanu, a drugi se pojave (e-mail, na primjer). Zatim će biti opisane samo neke od njih.

dopise

Memorandum je popularno sredstvo interne pisane komunikacije među članovima organizacije. Riječ je o obliku skraćenog oblika pisma s minimalnim oblicima ljubaznosti i neposrednog pristupa određenom predmetu poruke.

U ovoj vrsti komunikacija općenito postoje unaprijed uspostavljeni formati. Glavno pravilo koje treba ispuniti je ispravno pisanje i osobno i hijerarhijsko poštovanje. Način pisanja treba biti izravan i bez poznavanja bilo koje vrste.

informacije

Izvješća su druga vrsta pisane komunikacije. Mogu se koristiti u komercijalne, obrazovne, pravne ili znanstvene svrhe.

Ovisno o prirodi i svrsi izvješća, mogu postojati unaprijed utvrđeni formati. Međutim, općenito, izvješće treba imati kratak uvod, ključne ciljeve i rezultate. 

U nekim slučajevima uključeni su grafikoni i tablice kako bi se olakšalo razumijevanje rezultata. Na isti način, mnoga izvješća sadrže popis preporuka.

književnost

Brošure su publikacije u kojima tvrtke prezentiraju svoje proizvode i usluge. Oni su također objavljeni kako bi pomogli predstavnicima prodaje u njihovim posjetima klijentima.  

Tvrtke proizvode brošure u mnogim oblicima i veličinama. Neke brošure su veličine slova, dok su druge presavijene na pola ili u tri dijela.

S druge strane, odlikuje ih se vrlo šarenim i obiljem slika u glavnim proizvodima ili uslugama. Tekstovi su malobrojni i imaju puno praznog prostora tako da se knjižica može lako čitati.

e-pošte

E-poruke su trenutno vrlo čest oblik komunikacije. Koriste se za slanje dokumenata, organiziranje sastanaka, potvrdu sastanaka i kontaktiranje kandidata za posao. Osim toga, oni su zaposleni da se bave osobnim stvarima.

Usprkos njihovoj relativnoj neformalnosti, e-pošta mora slijediti određene konvencionalne norme. U takve svrhe, njegov format dodjeljuje mjesta pošiljatelju, primatelju, subjektu i prostoru u kojem bi poruka trebala biti napisana.

Čak i ako se koriste u nekomercijalne svrhe, postoje određene konvencije koje se moraju poštivati ​​kako bi se izbjegle negativne reakcije. Među njima možemo spomenuti ispravno pisanje imena i naslova, pravilnu upotrebu interpunkcijskih znakova i ispravnu konformaciju rečenica i stavaka..

prijedlozi

Prijedlozi su dokumenti koji opisuju buduće projekte. One obično imaju samo jednu ili dvije stranice. Oni uključuju povezane troškove svakog pojedinog zadatka projekta.

Ostali troškovi koji nisu izravno povezani s projektom mogu se uključiti, među ostalim, troškovi tiskanja, pošte i poštarine.

slova

Pisma su jedan od najstarijih oblika pisane komunikacije. Predmet pisama može biti osobna ili komercijalna. Prije dolaska elektroničkih obrazaca, to su bila vrlo popularna sredstva komunikacije. Kao iu porukama e-pošte, trezveni oblici i sažete poruke korišteni su komercijalno.

Međutim, osobna pisma pokazala su manje konvencionalizma u njihovom pisanju. Ljubazni tretmani bili su minimalni. Razvoj teme bio je pogodan između pošiljatelja i primatelja poruke. Broj stranica bio je ograničen kapacitetom oba. Oni su postupno zamijenjeni elektroničkim porukama.    

telegrami

Telegram je kratka i pojednostavljena verzija pisma. Ovdje su formulacije uslužnosti svedene na minimum i ponekad izostavljene. Tekst poruke je napisan izostavljajući najveći broj riječi i zadržavajući minimum potreban da bi imao smisla.

Isto tako, oblici uljudnosti bili su općenito standardni i skraćeni oblici (gospodin za g., Gđu, za gđu i slično). Kao iu pismima, njihova se upotreba smanjuje s napretkom elektroničkih medija.

faksova

To je bio pionirski način prijenosa poruka napisanih elektroničkim putem. Iako su i njegovo pisanje i njegovo čitanje obavljeni na pisanom papiru, njegovo je slanje obavljeno elektroničkim putem. Njegova je uporaba smanjena zbog sve većeg korištenja elektroničkih medija.

Elementi pisane komunikacije

Općenito, smatra se da su tri glavna elementa pisane komunikacije struktura (oblik sadržaja), stil (pisanje) i sadržaj (tema)..

Što se tiče strukture, to pomaže čitateljima da razumiju temu. Zbog toga se preporuča biti jasan o svrsi prije nego što počnete pisati.

U odnosu na stil, to se odnosi na izdavatelja u prvom stupnju. Međutim, također je važno uzeti u obzir moguće primatelje pisanog materijala. Ponekad je potrebna upotreba rečenica ili kratkih odlomaka, s jednostavnim rječnikom. Ponekad bi poruka trebala biti malo dulja i razrađena.

Konačno, što se tiče predmeta, ovo može biti vrlo raznoliko. Sva područja ljudske interakcije mogu biti predmet pisane komunikacije. To uključuje od znanstvenih predmeta do osobnih, kroz zakone i procedure.

korist

Trajnost u vremenu

Pisana komunikacija je trajno sredstvo informiranja. Stoga je korisno kada je potrebno voditi evidenciju. Na isti način, to je vrlo važno u ispravnom delegiranju odgovornosti iu određivanju normi i postupaka. S druge strane, dopušta ponavljanje upita poruka.

Kontrolni mehanizam

Zahvaljujući mogućnosti trajnosti u vremenu, pisana komunikacija idealna je kao kontrolni alat. Kontrolni listovi ili rezultati, zakoni, sporazumi, između ostalog, su dokumenti koji se najčešće obrađuju putem ovog načina komunikacije.

čuvanje

Pisana komunikacija ima visoku razinu očuvanosti. To mu omogućuje da bude siguran i trajan. Tehnološki napredak učinio je moguće drugim načinima očuvanja informacija. Međutim, do sada dokument koji je napisan u izvorniku ostaje konačni dokaz njegovog postojanja i originalnosti.

Viša reflektivna razina

Ljudi koji koriste ovaj medij učinkovito razmišljaju prije pisanja. Akciji pisanja poruke uvijek prethodi proces razmišljanja i definiranja onoga što želite izraziti. Čak je i samo pisanje proces refleksije. Stoga je ovaj način komunikacije idealan za prijenos točnosti i preciznosti.

Manja mogućnost izobličenja i interpretacije

U porukama koje se prenose pisanom komunikacijom, postoji manja mogućnost izobličenja. U ovom komunikacijskom sustavu informacije se trajno registriraju i mogu se provjeriti u bilo kojem trenutku. Dakle, postoji manja mogućnost izobličenja ili promjene informacija.

S druge strane, postoji manja vjerojatnost pogrešnog tumačenja poruka. U slučaju bilo kakve sumnje, poruka se može ponovno čitati onoliko puta koliko je potrebno dok se ne postigne potpuno razumijevanje.

Isto tako, brzina čitanja ili ponovnog čitanja može se prilagoditi razini razumijevanja primatelja poruke. Na taj način, može se jamčiti da će i pošiljatelj i primatelj obraditi iste kodove, poruka će stići prema željenom kodu..

nedostaci

troškovi

Pisana komunikacija nije ekonomska. Postoje troškovi vezani uz materijal (papir i tinta, između ostalog) i rad koji se koristi za pisanje i dostavu spisa. Ovi troškovi mogu se povećati ovisno o fizičkoj udaljenosti između pošiljatelja i primatelja.

Sposobnost za učinkovito razumijevanje

Korištenje pisane komunikacije zaslužuje velike vještine i kompetencije u korištenju jezika i vokabulara. Nedostatak vještina pisanja i loša kvaliteta tekstova negativno utječu na poruku i ugrožavaju njihovo učinkovito razumijevanje.

povratna veza

Povratna informacija poruke u pisanoj komunikaciji nije neposredna. U ovoj vrsti komunikacije proces kodiranja i dekodiranja je spor.

Ovisno o korištenom kodu, razumijevanje može potrajati dulje od željenog. U svakom slučaju, povratna informacija je pogodna za primatelja poruke, a ne za izdavatelja.

Poteškoća izražavanja emocionalnosti  

Budući da je reflektivni medij, teže je izraziti emocionalnost u pisanoj komunikaciji. Zapravo, pjesnici i umjetnici koji koriste ovaj medij kako bi izrazili ljepotu i emocije, koriste tehnike koje je teško koristiti. Ponekad su uspješni, ali u drugima ne ispunjavaju cilj prenošenja umjetničke emocionalnosti.

Ova vrsta komunikacije poznata je kao hladna, neosobna i kontrastna s drugim oblicima komunikacije koji mogu uključivati ​​verbalne i gestualne značajke. Zbog toga se češće koristi u prijenosu informacija u kojima je važna točnost činjenica.

Odgođeni ili neizvjesni račun

Način pisane komunikacije otežava trenutnu potvrdu primitka poruke. U nekim slučajevima, čak i nije moguće utvrditi je li poruka stigla do željenog primatelja.

Nedostatak fleksibilnosti

Nedostatak fleksibilnosti je još jedan od nedostataka pisane komunikacije. Kada je izvorna poruka izdana, ne postoji mogućnost brze korekcije sadržaja.

Bilo koja promjena koja je potrebna mora biti zajamčena od strane primatelja poruke. Isto tako, svaka korekcija koja je napravljena, čak i djelomična, utječe na cijelu poruku.

reference

  1. Inc. (s / f). Pisana komunikacija Preuzeto s web-lokacije inc.com.
  2. Sehgal, M.K. (2008). Poslovna komunikacija New Delhi: Knjige programa Excel u Indiji.
  3. Cabrera, A. i Pelayo, N. (2001). Jezik i komunikacija Caracas: Nacionalni.
  4. Bolaños, B. (1996). Pisana komunikacija. San José: EUNED.
  5. Suttle, R. (2017., 26. rujna). Vrste pisane poslovne komunikacije. Preuzeto s bizfluent.com.
  6. Sckool. (2017., 7. veljače). Tri glavna elementa pisane komunikacije. Preuzeto s sckool.org.   
  7. MSG. (s / f). Pisana komunikacija - značenje, prednosti i nedostaci. Preuzeto iz managementstudyguide.com.
  8. Poslovna komunikacija. (s / f). Prednosti i nedostaci pisane komunikacije. Preuzeto s thebusinesscommunication.com.
  9. Poslovna komunikacija. (s / f). Nedostaci pisane komunikacije u poslovanju. Preuzeto s bizcommunicationcoach.com.